Auftretende Person – Umsetzung von §11 Abs. 1 GwG – Neue Auslegungshinweise zu §11 Abs. 3 GwG

Nach Einführung des neuen GwG ergeben sich in der Praxis vielfach Fragen zu den Identifizierungspflichten bei für den Vertragspartner auftretenden Personen. Die Regelungen des §11 Abs. 1 GwG stellen dabei neue Anforderungen an den Identifizierungsprozess im Vertrieb.

Gerade in der Leasingbranche ist es üblich, daß Leasingverträge oftmals durch die zuständigen Fachbereiche abgeschlossen werden. Diese fungieren nun als auftretende Personen iSd GwG.

 

Auftretende Person – Umsetzung von §11 Abs. 1 GwG

 

Folgende Fragestellungen gilt es für den Vertriebsprozess bei Leasinggesellschaften neu zu beantworten:

  • Wie erfolgt die Identifizierung der auftretenden Person?
  • Welche Nachweise müssen zur Prüfung der Vertretungsvollmacht eingeholt werden?

 

Auftretende Person – neue Anforderungen des GwG an den Vertriebsprozess

§11 Abs. 1 GwG regelt, daß Verpflichtete Vertragspartner und ggf. für diese auftretende Personen und wirtschaftliche Berechtigte vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung der Transaktion zu identifizieren. Die Identifizierung kann auch noch während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden, wenn dies erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und wenn ein geringes Risiko der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung besteht. Gemäß §11 Abs. 4 GwG hat der Verpflichtete folgende Angaben zu erheben:

Bei einer natürlichen Person sind dies

  • Vorname und Nachname
  • Geburtsort
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit und
  • eine Wohnanschrift oder, sofern kein fester Wohnsitz mit rechtmäßigem Aufenthalt in der Europäischen Union besteht, die postalische Anschrift, unter der der Vertragspartner sowie die gegenüber dem Verpflichteten auftretende Person erreichbar ist.

 

Bei der Identitätsprüfung natürlicher Personen sind zudem folgende Anforderungen zu beachten:

Kopierpflicht und Datenschutz:

Gemäß § 8 Abs. 2 GwG ist nun zwingend eine Kopie des zur Identitätsprüfung vorgelegten Ausweises anzufertigen. Zur Verifizierung der Identität werden das Lichtbild, die Personalausweisnummer, die Angabe zur Gültigkeit sowie die ausstellende Behörde und das Ausstellungsdatum benötigt.

 Unter datenschutzrechtlichen Aspekten können lediglich Angaben zur Personengröße und zur Augenfarbe bei der Ausweiskopie abgedeckt werden.

Reisepass:

Während sich aus dem Personalausweis die Anschrift des zu Identifizierenden entnehmen lässt, ist diese im Reisepass regelmäßig nicht enthalten. In diesen Fällen ist die Wohnanschrift beim Kunden zu erfragen. Auf eine Verifizierung der erhobenen Angaben u.a. mit Hilfe anderer Dokumente kann verzichtet werden; eine Ausnahme gilt allerdings für den Fall, dass der Richtigkeit der angegebenen Adresse Zweifel entgegenstehen.

Folgeidentifizierung:

Bei Geschäftsbeziehungen mit bereits identifizierten Kunden entstehen keine weiteren Identifizierungspflichten. Lediglich bei gelegentlichen Transaktionen, also bei Vertragspartnern, mit denen keine auf Dauer angelegte Geschäftsbeziehung besteht, ist eine erneute Identifizierung vorzunehmen.

 

Bei einer juristischen Person oder bei einer Personengesellschaft sind dies

  • Firma, Name oder Bezeichnung,
  • Rechtsform
  • Registernummer, falls vorhanden,
  • Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und
  • die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter und, sofern ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person ist, von dieser juristischen Person die oben genannten Daten.

 

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Was gilt es hinsichtlich der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten zu beachten?

§11 Abs. 5 GwG gibt zur Feststellung der Identität klare Vorgaben. Abweichend von §11 Abs. 4 GwG hat der Verpflichtete zur Feststellung der Identität zumindest dessen Namen und, soweit dies unter Risikogesichtspunkten erforderlich ist, in angemessenen Umfang weitere Identifizierungsmerkmale zu erheben.

Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten dürfen unabhängig vom festgestellten Risiko erhoben werden. Der Verpflichtete hat sich durch risikoangemessene Maßnahmen zu vergewissern, dass die zur Identifizierung erhobenen Angaben zutreffend sind; dabei darf sich der Verpflichtete nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen.

 

Aufzeichnungspflichten zur auftretenden Person – Auftretende Person – Umsetzung von §11 Abs. 1 GwG

Gemäß § 8 Abs. (1) GwG sind vom Verpflichteten aufzuzeichnen und aufzubewahren die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner, gegebenenfalls über die für die Vertragspartner auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten.

 

Identifizierungspflichten – Prüfstufe 1 zur auftretenden Person – Auftretende Person – Umsetzung von §11 Abs. 1 GwG

Bei Neuregistrierung eines Kunden ist zunächst festzustellen, ob es sich bei dem Vertragspartner um eine natürliche oder eine juristische Person handelt:

  • Bei natürlichen Person ist die Identität zu erfassen und anhand eines gültigen amtlichen Ausweises zu überprüfen.
  • Bei juristischen Personen ist die Identität zu erfassen und anhand eines Auszuges aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder aus einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis oder anhand von Gründungsdokumenten oder gleichwertigen beweiskräftigen Dokumenten zu überprüfen.

 

Identifizierungspflichten – Prüfstufe 2 zur auftretenden Person – Auftretende Person – Umsetzung von §11 Abs. 1 GwG

Im nächsten Schritt ist abzuklären ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt. Sollte dies der Fall sein, ist der wirtschaftlich Berechtigte ebenfalls zu identifizieren. Bei juristischen Personen bei denen kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, ist die Geschäftsleitung als „fiktiver“ wirtschaftlich Berechtigter zu erfassen (vgl. §3 Abs. 2, Satz 5 GwG).

 

Identifizierungspflichten – Prüfstufe 3 zur auftretenden Person – Auftretende Person – Umsetzung von §11 Abs. 1 GwG

Tritt eine dritte Person für den Vertragspartner auf, so ist diese ebenfalls anhand eines gültigen amtlichen Ausweises zu identifizieren und es ist zu prüfen, ob die auftretende Person zur Vertretung berechtigt ist.

Die Überprüfung der Vertretungsberechtigung wird anhand einer Vollmacht sowie einem Unterschriftenvergleich durchgeführt. Für einen Unterschriftenvergleich wird die Unterschrift des Vertretungsorgans bspw. mit einer Ausweiskopie des Geschäftsführers oder dem Unterschriftenverzeichnis des Unternehmens verglichen.

 

Weitergabe Identifizierungsdatensatz §11 Abs. 3 GwG – Neue Auslegungshinweise

Unter den Voraussetzungen des § 11 Abs. 3 GwG ermöglicht das Geldwäschegesetz die wiederholte Nutzung einer bereits erfolgten Identifizierung des Vertragspartners, einer ggf. für diesen auftretenden Person und des wirtschaftlich Berechtigten. Das bedeutet, eine erneute Identifizierung anläßlich der Aufnahme einer weiteren Geschäftsbeziehung ist dann nicht erforderlich.

Diese Möglichkeit eines Verzichts auf eine erneute Identifizierung kann unter engen Voraussetzungen auch dann eröffnet werden, wenn es sich um verschiedene Verpflichtete handelt; insofern liegt dann faktisch eine Weitergabe des Identifizierungsdatensatzes durch einen Dritten vor.

Die Voraussetzungen für eine Identifizierung durch einen Dritten im Wege der Weitergabe von anlässlich der zu einem früheren Zeitpunkt erfolgten (Erst-) Identifizierung erhobenen Daten sind:

  • Der Dritte muss selbst ein nach dem GwG Verpflichteter sein und damit u.a. der Verpflichtung eines kontinuierlichen Monitorings unterliegen.
  • Der Dritte muss die Daten des Vertragspartners zur Begründung einer eigenen Geschäftsbeziehung i.S.v. § 1 Abs. 4 GwG entsprechend den Vorschriften des GwG erhoben haben.
  • Die Erhebung der Daten liegt nicht länger als 24 Monate zurück.
  • Es bestehen keine Zweifel an der Richtigkeit der Angaben.
  • Es liegt kein Fall eines erhöhten Risikos (s. § 15 GwG sowie Anlage 2 hierzu) vor.
  • Das Gültigkeitsdatum des Legitimationsdokuments darf im Zeitpunkt der Nutzung der Identifizierungsdaten noch nicht abgelaufen sein, außerdem muss dem Verpflichteten jeweils das Datum der „Erstidentifizierung“ mitgeteilt werden.

 

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