Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter: Meldepflichten an das Transparenzregister

Seit der Einführung des Vollregisters sind alle transparenzpflichtigen Rechtseinheiten und Vereinigungen zur aktiven Meldung verpflichtet. Der aktuelle Stand erlaubt kein Berufen mehr auf die Mitteilungsfiktion durch Eintragungen in anderen Registern.

Zu den meldepflichtigen Organisationen zählen:

• Juristische Personen des Privatrechts: GmbH, UG, Aktiengesellschaft (AG), Genossenschaften.

• Eingetragene Personengesellschaften: KG, OHG, GmbH & Co. KG.

• Trusts und Stiftungen: Gemäß § 21 GwG müssen auch Trusts (Verwalter) und nichtrechtsfähige Stiftungen, die einen eigennützigen Zweck verfolgen, ihre Berechtigten offenlegen.

Die Durchführung der Meldung erfolgt elektronisch. Versäumnisse stellen eine Ordnungswidrigkeit dar, die nach § 43 Abs. 1 GwG (bzw. § 43 Absatz 1) mit Bußgeldern geahndet wird.

Bevor die Fiktion greift, muss zwingend geprüft werden, ob ein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann. Dies definiert § 3 Absatz 1 GwG als jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar:

1. Mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält.

2. Mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert.

3. Auf sonstige Weise Kontrolle über die Vereinigung ausübt.

Besonderheiten bei der Ermittlung: Bei mehrstufigen Strukturen müssen die Aktivitäten und Beteiligungsverhältnisse genau analysiert werden, um den „Durchgriff“ auf die natürliche Person am Ende der Kette zu prüfen.

Kann nach umfassender Prüfung keine natürliche Person identifiziert werden – etwa weil sich die Anteile im Streubesitz befinden –, greift der Auffangtatbestand des § 3 Abs. 2 GwG.

Wann ist die Fiktion zulässig?

• Keine Anteile > 25 %: Kein Gesellschafter hält mehr als 25 % der Anteile.

• Kein sonstiger Einfluss: Es gibt keine Poolverträge, die eine Beherrschung ermöglichen.

• Zweifel: Wenn nach Durchführung umfassender Nachforschungen Zweifel bestehen, ob die ermittelte Person der wahre Eigentümer ist, oder wenn gar keine Person ermittelt werden konnte.

In diesen Fällen gelten die Mitglieder der Leitungs- oder Verwaltungsebene als fiktive wirtschaftlich Berechtigte. Das sind in der Regel die Geschäftsführer, der Vorstand oder der persönlich haftende Partner.

Wichtig: Es müssen alle Mitglieder der Leitungs- und Verwaltungsebene erfasst werden. Scheidet ein Geschäftsführer aus, sind die Daten unverzüglich zu aktualisieren.

Die Meldung eines fiktiven UBOs wird vom Bundesverwaltungsamt streng überwacht. Unternehmen müssen im Rahmen ihrer Nachforschungen dokumentieren, warum kein tatsächlicher Berechtigter gefunden wurde.

Hinweise zur Dokumentation:

• Befragung der Gesellschafter und Partner.

• Analyse der Aktivitäten und Konzernstrukturen.

• Vermerk in der internen Dokumentation, warum auf den fiktiven Berechtigten zurückgegriffen wurde.

Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der Angaben des Vertragspartners im Rahmen einer Transaktion, müssen Verpflichtete wie Banken oder Notare eine Unstimmigkeitsmeldung abgeben.

Verstöße gegen die Meldepflicht sind kein Kavaliersdelikt. Nach § 43 Abs. 1 GwG (bzw. 43 Absatz 1) handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder leichtfertig:

1. Die Meldung nicht, nicht richtig oder nicht vollständig erstattet.

2. Die Meldung nicht rechtzeitig („unverzüglich“) aktualisiert.

Dies gilt auch für Fälle, in denen fälschlicherweise ein fiktiver UBO gemeldet wurde, obwohl ein tatsächlicher UBO existiert. Die Bußgelder richten sich nach der Schwere des Verstoßes.

Die Unterscheidung zwischen tatsächlichem und fiktivem wirtschaftlich Berechtigten ist im Bereich Compliance komplex. Angesichts der strengen Begriffs-Auslegung durch das BVA und der drohenden Bußgelder sollten Geschäftsleiter hier größte Sorgfalt walten lassen.

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• • Mitteilungspflicht nach § 20 GwG (Transparenzregister) Die rechtliche Grundlage für die Meldepflicht und die Ermittlung des UBO.

  • Unstimmigkeitsmeldung: Form und Ausnahmen der Meldepflicht Was Verpflichtete bei Abweichungen im Transparenzregister tun müssen (Pflicht nach § 23a GwG).

  • Risikoanalyse nach § 5 GwG (BaFin AuAs 2024) Die Basis für alle GwG-Maßnahmen und die Grundlage für die Nachforschungspflichten nach UBOs.

  • Auslegungshinweise zum GwG (Sorgfaltspflichten § 10) Die Ermittlung des UBO ist Teil der allgemeinen Sorgfaltspflichten (KYC).

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