Geldwäschebeauftragter: Welche Aufgaben und Pflichten sind zu beachten?

Geldwäschebeauftragter: Welche Aufgaben und Pflichten sind zu beachten? Pflichten als Geldwäsche Officer: 16 Aufgaben, welche der Geldwäschebeauftragte zwingend erfüllen muss:

1. Implementierung und Überwachung sämtlicher Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
2. Ansprechpartner für BaFin, FIU und Strafverfolgungsbehörden
3. Einrichtung eines angemessenen Risikomanagements einschließlich klarer Berichtspflichten
4. Erstellung einer institutsspezifischen Gefährdungsanalyse
5. Entwicklung und Aktualisierung interner Grundsätze, angemessener Geschäfts- und kundenbezogener Sicherungssysteme
6. Durchführung laufender risikoorientierter, prozessbegleitender oder zumindest zeitnaher Überwachungs-, Prüfungs- und Kontrollmaßahmen
7. Fortlaufende Entwicklung von Strategien und Sicherungsmaßnahmen
8. Betrieb und Aktualisierung angemessener Datenverarbeitungssysteme
9. Untersuchung ungewöhnlicher oder zweifelhafter Sachverhalte
10. Bearbeitung von Verdachtsfällen einschließlich der Abgabe von Verdachtsmeldungen
11. Entscheidung über den Abbruch der Geschäftsbeziehung unter Einbeziehung der Geschäftsleitung
12. Information der Geschäftsleitung und des Aufsichtsorgans: Gegenüber der Geschäftsleitung insbesondere über Defizite der Verhinderungsmaßnahmen und zur Behebung von Defiziten ergriffene Maßnahmen, Erstellung eines mindestens jährlichen Berichts über Tätigkeit und die Gefährdungssituation des Instituts ggf. im Rahmen der Gefährdungsanalyse sowie von Ad hoc Berichten bei Vorliegen besonderer Anlässe.
13. Der Vorstand hat den Bericht dem Vorsitzenden des Aufsichtsorgans weiterzuleiten, wobei wesentliche Abweichungen von Bewertungen des Geldwäschebeauftragten besonders zu dokumentieren sind. Der Vorsitzende des Aufsichtsorgans hat seinerseits Auskunftsrechte direkt gegenüber dem Geldwäschebeauftragten.
14. Durchführung von Schulungen und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter über neue Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie neue gesetzliche und aufsichtsrechtliche Vorgaben und daraus folgende Verhaltensregelungen
15. Beratung und Unterstützung von Mitarbeitern und Geschäftsbereichen bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
16. Einbeziehung in Erstellung und Änderung einschlägiger Organisations- und Arbeitsanweisungen

Pflichten als Geldwäsche Officer: Aufbau eines Risikomanagements nach § 4 GwG

Zu den Pflichten als Geldwäsche Officer zählt der Aufbau eines Risikomanagements nach § 4 GwG. Dieses Risikomanagement muss folgende Anforderungen erfüllen:

Die Verpflichteten müssen zur Verhinderung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung über ein wirksames Risikomanagement verfügen, das im Hinblick auf Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist. Das Risikomanagement umfasst eine Risikoanalyse nach § 5 sowie interne Sicherungsmaßnahmen nach § 6. Beide, Risikoanalyse und interne Sicherungsmßnahmen sind durch den Geldwäsche Officer zu erarbeiten.

Verantwortlich für das Risikomanagement sowie für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Bestimmungen in diesem und anderen Gesetzen sowie in den aufgrund dieses und anderer Gesetze ergangenen Rechtsverordnungen ist ein zu benennendes Mitglied der Leitungsebene. Die vom Geldwäsche Officer erarbeitete Risikoanalyse sowie die internen Sicherungsmaßnahmen bedürfen der Genehmigung dieses Mitglieds.

Verpflichtete nach § 2 Absatz 1 Nummer 16, also Güterhändler müssen über ein wirksames Risikomanagement verfügen, soweit sie im Rahmen einer Transaktion Barzahlungen über mindestens 10 000 Euro tätigen oder entgegennehmen.

Bestellung und Entpflichtung des Geldwäschebeauftragten

Entsprechend der bisherigen Verwaltungspraxis fordert das GwG die Verpflichteten dazu auf, Bestellung und Entpflichtung des Geldwäschebeauftragten, wozu auch dessen Stellvertreter zählt, der BaFin mitzuteilen. Mit der Anzeige wird der BaFin ein aktualisierter Kenntnisstand verschafft . Dabei sind zumindest Name und Datum sowie Angaben über die Sachkunde (z.B. Übersicht über beruflichen Werdegang) bei der Abberufung auch deren Gründe anzugeben.

Wechselt der MaRisk-Compliance-Beauftragte ist das Aufsichtsorgan hierüber zu informieren. Für den Geldwäschebeauftragten oder den WpHG-Compliance-Beauftragten bestehen darüber hinaus Anzeigepflichten gegenüber der BaFin hinsichtlich der Bestellung, der Abberufung sowie Änderungen in diesen Positionen.

Diese Vollmachten benötigt der Geldwäschebeauftragte

Der GWB sowie sein(e) Stellvertreter müssen berechtigt sein, im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben

• für das Unternehmen die notwendigen rechtsverbindlichen Erklärungen abzugeben und es bei entsprechenden Sachverhalten nach außen zu vertreten sowie
• in allen Angelegenheiten der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unternehmensinterne Weisungen zu erteilen.

Neben der Erteilung von Einzel- oder Gesamtprokura kann die Bevollmächtigung auch anderweitig erfolgen, z.B. durch Erteilung einer entsprechenden Handlungsvollmacht.

Darf der Geldwäschebeauftragte auch andere Funktionen übernehmen?

Der Ausübung weiterer Funktionen im Unternehmen steht die Stellung des Geldwäschebeauftragten grundsätzlich nicht entgegen, sofern diese die Pflichen als Geldwäsche Officer nicht beeinträchtigen.

Eine gleichzeitige Tätigkeit des Geldwäschebeauftragten in der Internen Revision ist nicht möglich. Eine Interessenskollision kann auch bestehen, wenn ein kontinuierlich unmittelbarer Kundenkontakt besteht oder der Geldwäschebeauftragte im Vertrieb tätig ist.

Auch sollte der Geldwäschebeauftragte nicht zugleich Datenschutzbeauftragter sein.

Mit Ausnahme der Anbindung an das WpHG-Compliance oder das Risikocontrolling auf gleicher Ebene und mit gleichzeitiger Leitungswahrnehmung sollte zudem keine Anbindung an andere Organisations- und Stabsbereiche erfolgen. Wird eine Anbindung bspw. an den Rechtsbereich vorgenommen, ist dies unter Darlegung der Gründe prüfungstechnisch nachvollziehbar zu dokumentieren.

Hierarchische Eingliederung

Der Geldwäschebeauftragte soll der Geschäftsleitung unmittelbar nachgeordnet sein. Es soll sichergestellt werden, dass wichtige Informationen im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung die Geschäftsleitung ungefiltert erreichen. Dennoch darf der Geldwäschebeauftragte nach den Auslegungshinweisen der BaFin auch an andere Kontrollbereiche wie Compliance oder Risikocontrolling angebunden werden.

Grundsatz der Funktionstrennung

Etabliert hat sich der sog. Grundsatz der Funktionstrennung. Danach sollten Vorstandsmitglieder oder Geschäftsleiter aufgrund ihres eigenständigen Verantwortungsbereichs zur Vermeidung von Interessen- und Pflichtenkollisionen grundsätzlich nicht die Funktion des Geldwäschebeauftragten übernehmen.

In den Auslegungshinweisen der BaFin wird das Thema der Interessenkollision nunmehr dahingehend konkretisiert, dass die Bestellung von Mitgliedern der Leitungsebene zum Geldwäschebeauftragten oder Stellvertreter nur bei Verpflichteten in Betracht kommt, die weniger als 15 Vollzeitäquivalente (Gesamtzahl der Mitarbeiter des Verpflichteten) haben und für diese Tätigkeit über keinen geeigneten Beschäftigten unterhalb der Leistungsebene verfügen.

Diese in der Vergangenheit für den Finanzsektor entwickelte Verwaltungspraxis dürfte künftig auch im Nicht-Finanzsektor Anwendung finden.

Gleichzeitige Tätigkeiten auf „Marktseite“, also im Vertrieb, können ebenfalls zu Interessenkonflikten führen. Ist der Geldwäschebeauftragte vertrieblich tätig, müssen entsprechende Interessenkollisionen prüfungssicher ausgeschlossen werden.

Eine Positionierung des Geldwäschebauftragten in einer Vertriebseinheit wie dem Vertriebscontrolling, kann sich bei der effektiven Durchsetzung von Präventionsmaßnahmen positiv auswirken.

Eine gleichzeitige Tätigkeit in der Rechtsabteilung ist aufgrund der zu erwartenden Interessenkonflikte bei einem Tätigwerden der Rechtsabteilung auf der „Marktseite“ in kleineren Unternehmen außerhalb des Finanzsektors zwar noch typisch. Eine Angliederung des Geldwäsche Beauftragten bei der Rechtsabteilung eines Finanzunternehmens ist nicht mehr darstellbar.

Interne Delegation der Aufgaben des Geldwäschebeauftragten

Für den Vertretungsfall ist ein Stellvertreter zu benennen. Dieser muß nicht zwingend der Führungsebene des Unternehmens angehören. Die Auslegungshinweise der BaFin stellen klar, dass der Stellvertreter nicht nur im Fall der Abwesenheit des Geldwäschebeauftragten tätig werden darf, sondern auch im arbeitsteiligen Zusammenwirken mit dem Geldwäschebeauftragten agieren kann.

Zudem ist es zulässig, dass der Geldwäschebeauftragte die Erfüllung seiner Aufgaben an weitere Mitarbeiter des Verpflichteten delegiert. Der Geldwäschebeauftragte muss sich eines organisatorischen Unterbaus bedienen dürfen, der ihn bei der Erledigung der gesetzlichen Aufgaben unterstützt.

Das Delegationsrecht besteht auch bezüglich der Pflicht zur Abgabe einer Verdachtsmeldung. Es lässt sich aus den Auslegungshinweisen der BaFin nicht ableiten, dass die Letztentscheidung über die Abgabe einer konkreten Verdachtsmeldung durch den Geldwäschebeauftragten oder einen Stellvertreter höchstpersönlich zu treffen und die entsprechende Meldung formal nur durch den Geldwäschebeauftragten oder einen Stellvertreter abzugeben ist.

Der Geldwäschebeauftragte darf sich bei dieser materiellen Prüfung durch die ihm zugeordneten Mitarbeiter unterstützen lassen. Daher muss es erst recht zulässig sein, dass der bloße formale Akt der Anzeige ebenfalls durch ihm zugeordnete Mitarbeiter der eigenen Compliance-Abteilung ausgeführt wird, sofern deren erforderliche Qualifikation für Verdachtsanzeigen nachweislich sichergestellt wird. (vgl. TZ 49, BeckOK GwG, Frey/Pelz 6. Edition)