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S+P Governance | Geldwäscherecht

Einsichtnahme in das Transparenzregister: Zugang und Grenzen

Rechtsstand: September 2026 · Lesezeit: rund 11 Minuten · Zielgruppe: Geschäftsführung, Gesellschafter, Compliance

Die Einsichtnahme in das Transparenzregister ist kein einheitlicher Vorgang. Wer Einsicht nimmt, entscheidet darüber, welche Daten überhaupt sichtbar werden.

Management Summary

Zum 10. Februar 2026 hat das Standortfördergesetz § 23 GwG geändert. Die Norm regelt seither in drei Stufen, wer Einsicht in das Transparenzregister erhält: Behörden und Gerichte im Rahmen ihrer Aufgaben, Verpflichtete zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten und jeder, der ein berechtigtes Interesse nachweist.

Entscheidend ist die zweite Frage, die im Alltag meist untergeht: Nicht jede Gruppe sieht dasselbe. Wer über das berechtigte Interesse Einsicht nimmt, erhält einen reduzierten Datensatz. Der vollständige Satz einschließlich der Immobilienangaben steht nur Behörden, Gerichten, Notaren und bestimmten Verpflichteten offen.

Für wirtschaftlich Berechtigte gibt es zwei Instrumente. Die Beschränkung nach Absatz 2 setzt überwiegende schutzwürdige Interessen voraus und ist gegenüber Behörden ausgeschlossen. Der Auskunftsanspruch nach Absatz 8 zeigt rückblickend, wie oft und wann die eigenen Daten abgerufen wurden.

Für die Leitungsebene sind das zwei getrennte Themen. Als Rechtseinheit ist man Gegenstand der Einsicht. Als Verpflichteter nach § 2 GwG nimmt man selbst Einsicht, und zwar zweckgebunden. Wer beides ist, braucht dafür zwei Prozesse und zwei Nachweise.

Inhalt dieses Beitrags

Wer Einsicht nehmen darf

§ 23 Absatz 1 Satz 1 GwG staffelt den Zugang in drei Gruppen. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge der Wichtigkeit, sondern eine Abstufung der Voraussetzungen: Von der Aufgabenerfüllung über die Darlegung bis zum Nachweis.

Gruppe Voraussetzung Norm
Behörden, Gerichte, Stellen nach § 2 Abs. 4 GwG Soweit die Einsichtnahme zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Kein Antrag, keine Darlegung im Einzelfall. § 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 1
Verpflichtete nach § 2 GwG Sofern sie darlegen, dass die Einsicht der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten in einem der Fälle des § 10 Absatz 3 und 3a GwG dient. § 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 2
Jede weitere Person Sofern sie der registerführenden Stelle ein berechtigtes Interesse nachweist. Die Darlegung ist Voraussetzung, nicht Formsache. § 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 3

Wer welche Daten sieht

Dies ist der Teil der Norm, der in der Praxis am häufigsten übersehen wird. Der Umfang der übermittelten Daten hängt davon ab, auf welcher Grundlage die Einsicht erfolgt.

§ 23 Abs. 1 S. 4

Einsicht über berechtigtes Interesse

Zugänglich sind die Angaben nach § 19 Absatz 1 Nummer 1 und 4, dazu Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland und alle Staatsangehörigkeiten. Der volle Geburtstag und die Wohnanschrift bleiben außen vor.

§ 23 Abs. 1 S. 3

Behörden und Verpflichtete

Zusätzlich zu den Angaben nach § 19 Absatz 1 werden die Eigentums- und Kontrollstrukturübersichten nach § 23a Absatz 3a übermittelt, soweit sie aus einer abgeschlossenen Unstimmigkeitsmeldung vorliegen.

§ 23 Abs. 1 S. 5

Immobilienangaben

Die Angaben nach § 19a GwG zu allen im Register erfassten Immobilien stehen Behörden, Gerichten, Notaren und Verpflichteten nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 und 7 offen, nicht der Öffentlichkeit.

Praktische Folge: Wer als Verpflichteter Einsicht nimmt, sieht mehr als ein Dritter mit berechtigtem Interesse. Der Registerauszug ist deshalb kein Dokument, das man beliebig weitergeben kann, ohne den Zweck zu prüfen.

Beschränkung auf Antrag

Nach § 23 Absatz 2 GwG beschränkt die registerführende Stelle die Einsichtnahme und die Übermittlung der Daten auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten, vollständig oder teilweise. Er muss darlegen, dass unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls überwiegende schutzwürdige Interessen entgegenstehen.

Wann schutzwürdige Interessen vorliegen

Das Gesetz nennt zwei Fälle. Erstens, wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass die Einsicht den wirtschaftlich Berechtigten der Gefahr aussetzt, Opfer einer der aufgezählten Straftaten zu werden; der Katalog reicht von Betrug über Erpressung und Geiselnahme bis zu Bedrohung und Nötigung. Zweitens, wenn der wirtschaftlich Berechtigte minderjährig oder geschäftsunfähig ist.

Zwei Grenzen

Schutzwürdige Interessen liegen nach Absatz 2 Satz 3 nicht vor, wenn sich die Daten bereits aus den in § 22 Absatz 1 GwG genannten Registern ergeben. Und nach Satz 4 ist eine Beschränkung gegenüber Behörden, Gerichten, den Stellen nach § 2 Absatz 4 GwG, Verpflichteten nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 und 7 sowie gegenüber Notaren von vornherein ausgeschlossen.

Die registerführende Stelle erstellt nach Absatz 2 Satz 5 jährlich eine Statistik über die bewilligten Beschränkungen, veröffentlicht sie und übermittelt sie an die Europäische Kommission. Wer einschätzen will, wie häufig solche Anträge Erfolg haben, findet dort die einzige belastbare Zahlenbasis.

Auskunft über erfolgte Einsichtnahmen

§ 23 Absatz 8 GwG gibt dem wirtschaftlich Berechtigten einen eigenen Auskunftsanspruch. Er richtet sich auf die Einsichtnahmen nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 3, also auf jene, die über ein berechtigtes Interesse erfolgt sind.

  • die beauskunfteten personenbezogenen Daten,
  • die monatsweise dargestellte Anzahl der seit der letzten Antragstellung erfolgten Einsichtnahmen,
  • der Zeitpunkt der jeweiligen Einsichtnahmen,
  • eine anonymisierte Auflistung der natürlichen Personen, die Einsicht genommen haben,
  • bei Einsichtnahme durch juristische Personen deren Bezeichnung.

Die Auskunft wird mindestens einmal im Kalenderjahr erteilt, höchstens einmal im Quartal. Der Antragsteller belegt Identität und Stellung als wirtschaftlich Berechtigter mit Nachweisen nach § 12 GwG, und Antrag wie Auskunft laufen ausschließlich über die Internetseite des Registers.

Für die Leitungsebene ist das ein stilles, aber brauchbares Instrument. Wer wissen will, ob die eigenen Beteiligungsverhältnisse Gegenstand systematischer Abfragen sind, bekommt hier die einzige verfügbare Antwort.

Registrierung, Protokoll und Zweckbindung

Die Einsichtnahme ist nach § 23 Absatz 4 GwG nur nach vorheriger Online-Registrierung möglich und kann protokolliert werden, um zu kontrollieren, wer Einsicht genommen hat. Umgekehrt darf die registerführende Stelle gegenüber der betroffenen Vereinigung nicht offenlegen, wer ihre Angaben abgerufen hat.

Behörden, Gerichte und bestimmte Verpflichtete können nach Absatz 3 ein automatisiertes Einsichtnahmeverfahren nutzen. Bestehen Zweifel an der Erforderlichkeit, darf die registerführende Stelle das Verfahren sperren und den Verpflichteten dauerhaft auf das allgemeine Verfahren verweisen. Bei Behörden hat die Bestätigung durch den Dienstvorgesetzten zu erfolgen.

Absatz 6 bindet den Zweck: Die Übermittlung an Behörden erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der jeweiligen gesetzlichen Aufgabe, die Übermittlung an Verpflichtete ausschließlich zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten. Eine Verwendung des Auszugs für andere Zwecke, etwa im Vertrieb oder in der Wettbewerbsbeobachtung, deckt die Norm nicht.

Typische Schwachstellen mit Normbezug

§ 23 Abs. 6 GwG

Auszug wird zweckfremd verwendet

Der Registerauszug landet in einer Akte, die nichts mit der Sorgfaltspflicht zu tun hat. Die Norm bindet die Übermittlung ausdrücklich an den Zweck, zu dem Einsicht genommen wurde.

§ 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 GwG

Darlegung nicht dokumentiert

Verpflichtete nehmen Einsicht, halten aber nicht fest, in welchem der Fälle des § 10 Absatz 3 und 3a GwG das geschah. Bei einer Prüfung fehlt damit die Grundlage der eigenen Berechtigung.

§ 23 Abs. 2 S. 3 GwG

Schutzantrag ohne Aussicht gestellt

Es wird eine Beschränkung beantragt, obwohl dieselben Angaben bereits aus dem Handelsregister hervorgehen. Das Gesetz schließt schutzwürdige Interessen in diesem Fall aus.

§ 23 Abs. 1 S. 4 GwG

Datensatz falsch eingeschätzt

Ein Unternehmen geht davon aus, dass über das Register die volle Wohnanschrift seiner Gesellschafter sichtbar wird. Über das berechtigte Interesse ist das nicht der Fall; über andere Register kann es zutreffen.

§ 23 Abs. 8 GwG

Auskunftsanspruch ungenutzt

Der Anspruch auf Auskunft über erfolgte Einsichtnahmen ist vielen wirtschaftlich Berechtigten unbekannt. Er kostet nichts außer einem Antrag und liefert die einzige verfügbare Rückmeldung.

§ 23a Abs. 3a GwG

Strukturuebersicht nicht erwartet

Nach einer abgeschlossenen Unstimmigkeitsmeldung wird die Eigentums- und Kontrollstrukturübersicht mitübermittelt. Wer damit nicht rechnet, unterschätzt, wie viel eine Behörde bereits sieht.

Quick-Check: Habt ihr den Zugang im Blick?

Vier Fragen zur eigenen Lage, zwei aus der Sicht des Verpflichteten und zwei aus der Sicht des wirtschaftlich Berechtigten. Die Einschätzung bleibt im Browser und wird nicht übertragen.

1. Ist dokumentiert, auf welcher Grundlage ihr Einsicht nehmt?

Erfüllt. Prüfe, ob die Grundlage im Einzelfall festgehalten wird und nicht nur allgemein in der Arbeitsanweisung steht.
Teilweise. Die Berechtigung ist geregelt, der konkrete Anlass wird aber nicht mitgeschrieben. Genau der ist im Zweifel die Frage.
Offen. Ohne Dokumentation lässt sich weder die Berechtigung noch die Zweckbindung belegen. Das ist eine Frage der Arbeitsanweisung, nicht der Technik.

2. Wisst ihr, welche Daten über euch öffentlich sichtbar sind?

Erfüllt. Halte fest, wann ihr das zuletzt geprüft habt. Nach jeder Registermeldung kann sich der sichtbare Datensatz ändern.
Teilweise. Die Angaben sind bekannt, der Unterschied zwischen öffentlichem und behördlichem Datensatz aber nicht. Beide zu kennen ist die Grundlage jeder Einschätzung.
Offen. Eine Selbstauskunft über das Register schafft in kurzer Zeit Klarheit und ist der erste Schritt vor jeder weiteren Überlegung.

3. Ist geprüft, ob ein Schutzantrag in Betracht kommt?

Erfüllt. Denk daran, dass der Schutz gegenüber Behörden, Notaren und bestimmten Verpflichteten ohnehin nicht greift.
Teilweise. Der Gedanke ist da, die Voraussetzungen sind nicht geprüft. Der Katalog des § 23 Absatz 2 GwG ist eng und knapp formuliert.
Offen. Das betrifft nur Einzelfälle mit konkreter Gefährdungslage. Wenn ein solcher Fall vorliegt, gehört er anwaltlich geprüft und nicht aufgeschoben.

4. Wird der Auskunftsanspruch nach Absatz 8 genutzt?

Erfüllt. Der Antrag ist einmal im Quartal möglich. Ein jährlicher Turnus reicht in den meisten Fällen aus.
Teilweise. Der Anspruch ist bekannt, wurde aber nie gestellt. Ohne Antrag gibt es keine Rückmeldung, auch nicht auf Nachfrage.
Offen. Der Anspruch besteht für die wirtschaftlich Berechtigten persönlich, nicht für die Gesellschaft. Ein Hinweis an die Betroffenen genügt als erster Schritt.

Farbe ist hier kein alleiniger Informationsträger; jeder Zustand ist zusätzlich benannt.

No-Regret-Maßnahmen

Vier Schritte, die unabhängig von der weiteren Entwicklung des Registerrechts sinnvoll sind.

1. Selbstauskunft ziehen

Einmal ansehen, was über die eigene Rechtseinheit im Register steht und in welchem Umfang. Das klärt in einer halben Stunde, worauf sich alle weiteren Überlegungen beziehen.

2. Einsichtsgrundlage in die Arbeitsanweisung schreiben

Wer als Verpflichteter Einsicht nimmt, hält fest, in welchem Fall des § 10 Absatz 3 und 3a GwG das geschieht. Ein Feld im Vorgang genügt.

3. Zweckbindung im Umgang mit Auszügen klären

Registerauszüge gehören in die Kundenakte und nicht in den allgemeinen Umlauf. Das ist eine Anweisung, keine Investition.

4. Wirtschaftlich Berechtigte auf Absatz 8 hinweisen

Der Auskunftsanspruch steht den Personen zu, nicht der Gesellschaft. Ein kurzer Hinweis an die Betroffenen setzt sie in die Lage, ihn zu nutzen.

Was die Leitung entscheiden muss, nicht delegieren kann

  • Ob Registerauszüge einer eigenen Aufbewahrungs- und Verwendungsregel unterliegen.
  • Ob die Gesellschaft ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv über Sichtbarkeit und Auskunftsanspruch informiert.
  • Ob ein Schutzantrag in einem konkreten Fall geprüft und wer damit beauftragt wird.

Fazit: Einsichtnahme in das Transparenzregister ist abgestuft

Die Norm kennt keinen einheitlichen Zugang. Sie staffelt ihn nach Berechtigung und staffelt auch die Daten, die dabei sichtbar werden.

  • Drei Gruppen sind einsichtsberechtigt, mit steigenden Anforderungen an die Darlegung.
  • Wer über ein berechtigtes Interesse Einsicht nimmt, erhält einen reduzierten Datensatz.
  • Die Beschränkung nach Absatz 2 ist eng gefasst und gegenüber Behörden ausgeschlossen.
  • Absatz 8 gibt dem wirtschaftlich Berechtigten eine Rückmeldung über erfolgte Abrufe.
  • Die Übermittlung ist zweckgebunden; der Auszug ist kein frei verwendbares Dokument.

Die Fassung stammt vom 10. Februar 2026. Ab dem 10. Juli 2027 tritt die Geldwäscheverordnung hinzu und bestimmt, wer wirtschaftlicher Eigentümer ist. Der Zugang zu den Registerdaten bleibt davon zunächst unberührt; die Umsetzung der Sechsten Geldwäscherichtlinie war im September 2026 nicht abgeschlossen.

Häufige Fragen

Wer darf in das Transparenzregister Einsicht nehmen?+–

§ 23 Absatz 1 Satz 1 GwG nennt drei Gruppen: Behörden, Gerichte und die in § 2 Absatz 4 GwG genannten Stellen, soweit die Einsicht zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist; Verpflichtete, wenn sie darlegen, dass die Einsicht der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten in den Fällen des § 10 Absatz 3 und 3a GwG dient; und jeder, der ein berechtigtes Interesse nachweist.

Sieht die Öffentlichkeit dieselben Daten wie eine Behörde?+–

Nein. Wer nach § 23 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 GwG Einsicht nimmt, erhält nach Satz 4 nur die Angaben nach § 19 Absatz 1 Nummer 1 und 4, dazu Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland und alle Staatsangehörigkeiten. Der vollständige Datensatz und die Immobilienangaben nach § 19a GwG bleiben Behörden, Gerichten, Notaren und bestimmten Verpflichteten vorbehalten.

Kann ein wirtschaftlich Berechtigter die Einsicht verhindern?+–

Er kann sie nach § 23 Absatz 2 GwG auf Antrag beschränken lassen, ganz oder teilweise. Voraussetzung sind überwiegende schutzwürdige Interessen, die das Gesetz an einen Katalog von Straftaten oder an Minderjährigkeit und Geschäftsunfähigkeit knüpft. Gegenüber Behörden, Gerichten, Notaren und bestimmten Verpflichteten ist eine Beschränkung nicht möglich.

Wann greift der Schutz nicht?+–

Nach § 23 Absatz 2 Satz 3 GwG liegen schutzwürdige Interessen nicht vor, wenn sich die Daten bereits aus den in § 22 Absatz 1 GwG genannten Registern ergeben, also etwa aus dem Handelsregister. Wer dort mit denselben Angaben eingetragen ist, erreicht über das Transparenzregister keinen zusätzlichen Schutz.

Erfährt man, wer die eigenen Daten abgerufen hat?+–

Teilweise. § 23 Absatz 8 GwG gibt dem wirtschaftlich Berechtigten auf Antrag Auskunft über Einsichtnahmen nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 3: beauskunftete Daten, monatsweise Anzahl, Zeitpunkte, eine anonymisierte Auflistung natürlicher Personen und bei juristischen Personen deren Bezeichnung. Mindestens einmal im Kalenderjahr, höchstens einmal im Quartal.

Ist die Einsicht anonym möglich?+–

Nein. Nach § 23 Absatz 4 GwG ist die Einsichtnahme nur nach vorheriger Online-Registrierung möglich und kann protokolliert werden. Umgekehrt darf die registerführende Stelle der betroffenen Vereinigung nicht offenlegen, wer Einsicht in ihre Angaben genommen hat.

Quellen

Primärquellen zuerst, danach die Registerpraxis. Jede Angabe in diesem Beitrag ist gegen diese Quellen geprüft.

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