Rechtsrahmen im Überblick
Der bestehende Beitrag ordnet das Entgelttransparenzgesetz als Compliance-Standard ein.
S+P Governance · Fachbeitrag
Grading Entgelttransparenz: Umsetzungsplan für die Geschäftsleitung
Mit Pflichtenmatrix, Prüfpfad für Entgeltunterschiede und 30-/90-Tage-Plan, am Beispiel eines Unternehmens mit 600 Beschäftigten
Beim Thema Grading Entgelttransparenz ist die Zuordnung aller Stellen zu sechs Grades erst der Anfang. Offen bleibt, ob die Tätigkeiten innerhalb eines Grades gleichwertig sind, warum einzelne Beschäftigte mehr verdienen als andere und ob das Unternehmen diese Unterschiede so belegen kann, dass ein Dritter sie nachvollzieht.
Management Summary: Grading Entgelttransparenz auf einen Blick
Der Beitrag begleitet die fiktive FinServ GmbH durch ein Grading-Projekt: 600 Beschäftigte, nicht tarifgebunden, ein Betriebsrat, Lageberichtspflicht. Er zeigt, wie aus einer Stellenbewertung ein Entscheidungs- und Kontrollprozess wird, den die Geschäftsleitung steuern und gegenüber Dritten erklären kann. Neun Arbeitshilfen und je Kapitel ein Nachweis machen das umsetzbar.
Zum Rechtsstand im Oktober 2026: Das Entgelttransparenzgesetz gilt, die Richtlinie (EU) 2023/970 ist in Deutschland noch nicht umgesetzt. Für die FinServ GmbH sind Auskunftsanspruch und Bericht nach § 21 EntgTranspG bereits heute relevant. Einzelheiten zeigt Kapitel 2.
Für die Geschäftsleitung ist das keine HR-Detailfrage. Sie entscheidet über Mandat und Kapazität, über Abhilfe bei nicht erklärbaren Unterschieden und über die Prüfung möglicher Nachzahlungen.
Inhalt und Werkzeugkasten
- 1. Der Ausgangsfall
- 2. Rechtsstand, Fristen und Pflichtenmatrix
- 3. Projektauftrag und Pflichten nach Funktion
- 4. Der Datencheck
- 5. Stellen bewerten
- 6. Vergleichsgruppen bilden
- 7. Entgeltunterschiede prüfen
- 8. Auskunft bearbeiten
- 9. Der 30-/90-Tage-Plan
- 10. Dauerbetrieb
- Schwachstellen und No-Regret-Maßnahmen
- Quick-Check: Wo steht dein Haus?
- Fazit
- Häufige Fragen
- Quellenverzeichnis
Die neun Arbeitshilfen im Überblick
| Arbeitshilfe | Kapitel | Zweck |
|---|---|---|
| 1 Pflichtenmatrix | 2 | Betroffenheit klären |
| 2 Projektauftrag | 3 | Entscheidungsfelder, Musterbeschluss |
| 3 Mindestdatenliste | 4 | Datenbasis sichern |
| 4 Stellenbewertungsbogen | 5 | Einstufung begründen |
| 5 Vergleichsgruppenvermerk | 6 | Zuordnung erklären |
| 6 Prüfpfad für Entgeltunterschiede | 7 | Unterschiede prüfen |
| 7 Maßnahmenbeschluss | 7 | Abhilfe festhalten |
| 8 Vorgangsmaske Auskunftsersuchen | 8 | Ersuchen fristgerecht bearbeiten |
| 9 Kontrollmatrix | 10 | Neue Unterschiede verhindern |
Lesehilfe
Geltendes RechtHeute anwendbares deutsches Recht, insbesondere EntgTranspG, AGG und BetrVG.
EU-VorgabeAnforderungen der Richtlinie (EU) 2023/970, die in Deutschland noch umzusetzen sind.
EmpfehlungOrganisatorische Umsetzungsvorschläge, keine gesetzlichen Pflichten.
1. Der Ausgangsfall: Sechs Grades, aber keine erklärbaren Gehälter
Fall: FinServ GmbH
Die FinServ GmbH ist ein fiktives Finanzdienstleistungsunternehmen. Das Unternehmen ist in den vergangenen Jahren stetig gewachsen. Mit jeder Neueinstellung und jeder Umorganisation haben Vertrieb, Operations, IT und Compliance ihre Gehälter selbst festgelegt, meist nach dem jeweiligen Marktdruck. Heute führt das Unternehmen 95 Stellenbezeichnungen, für die es keine einheitlichen Anforderungsprofile gibt.
Den Anstoß gibt die Personalleitung. Die Personalleitung hat alle Stellen in einer ersten Tabelle sechs Grades zugeordnet, orientiert an den bestehenden Gehaltsbändern. Der Betriebsrat fragt daraufhin, nach welchen Kriterien die Zuordnung erfolgt ist. Die Antwort fällt dünn aus. Gleichzeitig ist die Richtlinie (EU) 2023/970 Thema in der Geschäftsleitung, und niemand kann sagen, welche Pflichten für das Unternehmen heute schon gelten.
Die Geschäftsleitung will deshalb nicht nur Stellen einordnen. Sie will wissen, welche Entscheidungen sie treffen muss und welche Nachweise im Streitfall tragen. Die folgenden Kapitel führen von der Pflichtenmatrix bis zu einem Entgeltunterschied von 7 Prozent in einer Vergleichsgruppe, der sich nicht vollständig erklären lässt. Namen, Zahlen und Abläufe sind frei erfunden.
Die Ausgangslage in Zahlen
| Merkmal | Ausprägung |
|---|---|
| Beschäftigte | regelmäßig 600 in einem deutschen Betrieb |
| Tarifstatus | nicht tarifgebunden, kein Tarifvertrag angewendet |
| Arbeitnehmervertretung | Betriebsrat vorhanden |
| Lagebericht | Pflicht zur Erstellung nach §§ 264, 289 HGB |
| Stellenlandschaft | 95 Stellenbezeichnungen, keine einheitlichen Anforderungsprofile |
| Vergütung | dezentral festgelegt, unterschiedliche Bonusregeln je Bereich |
Die Geschäftsleitung stellt eine einzige Frage:
„Welche Unterlagen und Entscheidungen brauchen wir, damit wir jede Stellenbewertung und jeden wesentlichen Entgeltunterschied nachvollziehbar erklären können?“
Begriffsklärung
Grading bewertet die Stelle, nicht die Person. Es beantwortet die Frage, welche Anforderungen eine Tätigkeit stellt, unabhängig vom aktuellen Stelleninhaber und seinem bisherigen Gehalt. Davon zu trennen sind zwei weitere Ebenen: die Bildung von Vergleichsgruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit und die individuelle Entgeltfestsetzung.
Nach § 4 Abs. 2 EntgTranspG zählen die tatsächlichen, für die Tätigkeit wesentlichen Anforderungen, unabhängig von den Beschäftigten und ihrer Leistung. Leistung kann später einen Entgeltunterschied rechtfertigen, sagt aber nichts über die Wertigkeit der Stelle.
2. Rechtsstand, Fristen und Pflichtenmatrix
Praxisfrage
Welche Pflichten gelten für uns heute, und welche kommen noch?
Was heute gilt
Geltendes RechtDas Entgelttransparenzgesetz gilt seit dem 6. Juli 2017. Es verbietet geschlechtsbezogene Entgeltbenachteiligungen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit, und zwar für sämtliche Entgeltbestandteile (§§ 3, 7 EntgTranspG). Verwendet ein Arbeitgeber ein Entgeltsystem, muss es nach § 4 Abs. 4 EntgTranspG
- die Art der Tätigkeit objektiv berücksichtigen,
- auf gemeinsamen Kriterien für Frauen und Männer beruhen,
- die Differenzierungskriterien diskriminierungsfrei gewichten und
- insgesamt durchschaubar sein.
Diese materiellen Anforderungen gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Schwellen von 200 und 500 Beschäftigten betreffen nur zusätzliche Instrumente wie Auskunft, Prüfverfahren und Bericht.
Was aus der EU kommt
EU-VorgabeEin deutsches Umsetzungsgesetz liegt trotz abgelaufener Umsetzungsfrist noch nicht vor. Nach der Antwort der Bundesregierung vom September 2026 (BT-Drs. 21/7026) hat das federführende Bundesfamilienministerium einen Gesetzentwurf vorbereitet und klärt derzeit noch einzelne Umsetzungsfragen. Danach soll das Gesetzgebungsverfahren beginnen.
Was daraus folgt: Gegenüber privaten Arbeitgebern wirkt die nicht umgesetzte Richtlinie grundsätzlich nicht unmittelbar. Neue Auskunfts-, Recruiting- und Berichtspflichten entstehen für sie erst mit dem deutschen Umsetzungsgesetz. Die Richtlinie kann jedoch bei der Auslegung des geltenden Rechts Bedeutung gewinnen.
Fristen und Zeitpunkte
| Zeitpunkt | Ereignis | Einordnung |
|---|---|---|
| 6. Juni 2023 | Richtlinie (EU) 2023/970 in Kraft getreten | EU-Vorgabe |
| 7. Juni 2026 | Umsetzungsfrist der Richtlinie abgelaufen, deutsches Umsetzungsgesetz liegt noch nicht vor | EU-Vorgabe |
| bis 7. Juni 2027 | Erster Entgeltbericht nach Art. 9 RL für Arbeitgeber ab 250 Arbeitnehmern, danach jährlich. Verbindlich wird der Termin in Deutschland erst mit dem Umsetzungsgesetz | EU-Vorgabe |
| laufend | Auskunft binnen drei Monaten bei nicht tarifgebundenen Arbeitgebern (§ 15 Abs. 3 EntgTranspG), künftig binnen zwei Monaten (Art. 7 RL) | Geltendes Recht und EU-Vorgabe |
Arbeitshilfe 1: Pflichtenmatrix
| Prüffrage | Warum sie wichtig ist | Zuständig |
|---|---|---|
| Welche Gesellschaft ist Arbeitgeber? | Legt die Betrachtungseinheit für alle weiteren Prüfungen fest | Legal/HR |
| Welche Betriebe bestehen und wie viele Beschäftigte haben sie? | Der Auskunftsanspruch setzt einen Betrieb mit regelmäßig mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber voraus (§ 12 Abs. 1 EntgTranspG) | HR/Legal |
| Wie viele Beschäftigte hat der Arbeitgeber insgesamt? | Prüfverfahren (§ 17) und Bericht (§ 21) knüpfen an mehr als 500 Beschäftigte an | HR |
| Besteht Tarifbindung oder Tarifanwendung? | Das Auskunftsverfahren und die Antwortfrist unterscheiden sich (§§ 14, 15 EntgTranspG) | Legal |
| Besteht eine Lageberichtspflicht nach §§ 264, 289 HGB? | Voraussetzung der Berichtspflicht nach § 21 EntgTranspG | Finance/Legal |
| Welche EU-Vorgaben sind national umgesetzt? | Trennt geltende Pflichten vom Zielbild, mit Datum und Quelle | Legal |
Wichtig
„Betrieb“, „Arbeitgeber“ und „Konzern“ sind bei der Schwellenwertprüfung nicht austauschbar.
Ergebnis für die FinServ GmbH
| Thema | Einordnung | Konsequenz |
|---|---|---|
| Entgeltgleichheit und Entgeltsystem, §§ 3, 4 Abs. 4, 7 EntgTranspG | Geltendes Recht, unabhängig von der Größe | Nicht gerechtfertigte Benachteiligungen beseitigen, Kriterien, Gewichtung und Anwendung prüfen |
| Individuelle Auskunft, §§ 10–16 EntgTranspG | Geltendes Recht, über 200 Beschäftigte | Funktionierenden Auskunftsprozess mit dem Betriebsrat vorhalten |
| Betriebliches Prüfverfahren, § 17 EntgTranspG | Geltendes Recht, über 500 Beschäftigte | Keine Durchführungspflicht allein aus § 17, aber dringend zu empfehlen |
| Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit, § 21 EntgTranspG | Geltendes Recht, über 500 Beschäftigte, Lagebericht | Berichtspflicht besteht: alle drei Jahre, als Anlage zum Lagebericht. Letzten Bericht und nächsten Stichtag in der Pflichtenmatrix festhalten |
| Entgeltbericht, Art. 9 RL | EU-Vorgabe, ab 250 Arbeitnehmern ab 2027, in Deutschland erst mit Umsetzungsgesetz verbindlich | Berichtsfähigkeit für das Kalenderjahr 2026 herstellen |
Nachweis
Datierte Pflichtenmatrix mit Quellenangabe und Freigabe durch Legal.
3. Projektauftrag und Pflichten nach Funktion
Praxisfrage
Wer darf was entscheiden, und wer berichtet wann an wen?
Ohne klares Mandat bleibt Grading ein HR-Ordnungsprojekt. Bei ungeklärten Entgeltunterschieden geht es um Geld, mögliche Nachzahlungen und Prioritäten, also um Entscheidungen der Geschäftsleitung.
Arbeitshilfe 2: Sieben Entscheidungsfelder
- Umfang: Welche Gesellschaften, Betriebe und Beschäftigtengruppen umfasst das Projekt?
- Gesamtverantwortung: Wer leitet das Projekt?
- Methodik: Wer genehmigt das Bewertungsverfahren und spätere Änderungen?
- Beteiligung: Wie werden Betriebsrat und Datenschutzfunktion eingebunden?
- Ressourcen: Wer stellt Kapazität für Datenbereinigung und Stelleninterviews bereit?
- Abhilfe: Wer entscheidet über Anpassungen und die Prüfung von Nachzahlungen?
- Berichterstattung: Welche Zwischenstände erhält die Geschäftsleitung wann?
Musterbaustein für den Beschluss
„Die Geschäftsleitung beauftragt HR/Compensation mit dem Aufbau einer dokumentierten Stellenbewertungs- und Entgeltprüfungsstruktur. Legal begleitet die rechtliche Einordnung, die Beteiligung des Betriebsrats und die Bearbeitung von Auskunftsersuchen. Payroll/Finance verantwortet die Vollständigkeit und Abstimmung der Entgeltdaten. Compliance überwacht den Kontrollrahmen. Über ungeklärte wesentliche Entgeltunterschiede, erforderliche Abhilfemaßnahmen und offene Umsetzungsrisiken wird der Geschäftsleitung monatlich berichtet. Bestehende gesetzliche Auskunftspflichten werden unabhängig vom Projektfortschritt erfüllt.“
Pflichten nach Funktion
EmpfehlungEin Vorschlag, keine gesetzliche Vorgabe.
| Funktion | Rolle |
|---|---|
| Geschäftsleitung | Mandat, Ressourcen, Abhilfeentscheidungen, Überwachung |
| HR/Compensation | Bewertung, Vergleichsgruppen, Vergütungsprozesse |
| Payroll/Finance | Datenvollständigkeit und Abstimmung |
| Legal | Rechtsprüfung, Auskunft, Ansprüche, Mitbestimmung |
| Compliance | Kontrollrahmen, Eskalation systemischer Mängel |
| Datenschutzfunktion | Beratung zu Verarbeitung und Zugriffsrechten |
| Interne Revision | Unabhängige Prüfung von Methodik und Prozess |
| Betriebsrat | Beteiligung und Mitbestimmung, Auskunft soweit zuständig |
Mitbestimmung früh einplanen
Ein neues Grading- und Vergütungssystem berührt regelmäßig § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG (betriebliche Lohngestaltung). Die Beteiligung sollte beginnen, bevor das System faktisch festgelegt ist. Auch die Richtlinie sieht vor, die Bewertungskriterien unter Einbindung der Arbeitnehmervertretung festzulegen (Art. 4 Abs. 4 RL).
Nachweis
Unterzeichneter Projektauftrag, Rollenmatrix, Beteiligungsplan mit dem Betriebsrat.
4. Der Datencheck: Was vor jeder Entgeltanalyse vorliegen muss
Praxisfrage
Können wir jede Zahl der späteren Analyse auf eine Quelle zurückführen?
Eine Analyse nur des Fixgehalts greift zu kurz. Das Entgeltgleichheitsgebot gilt für jeden einzelnen Entgeltbestandteil und nicht nur für eine Gesamtbetrachtung der Vergütung (§ 3 Abs. 1 EntgTranspG; BAG, Urteil vom 16.02.2023 – 8 AZR 450/21). Auch der Entgeltbegriff der Richtlinie umfasst neben dem Grundentgelt ergänzende oder variable Bestandteile und Sachleistungen (Art. 3 Abs. 1 Buchst. a RL).
Arbeitshilfe 3: Mindestdatenliste
| Datenblock | Felder (Beispiele) | Qualitätsprüfung |
|---|---|---|
| Beschäftigungsverhältnis | Arbeitgeber, Betrieb, Eintritt, Austritt, vertragliche Arbeitszeit, Geschlecht | Betrachtungseinheit und Zeitraum stimmen überein |
| Tätigkeit | Stellen-ID, tatsächliche Aufgaben, Verantwortung, Stand des Profils | Tatsächliche Aufgaben statt bloßer Titel |
| Stellenbewertung | Kriterien, Einstufung je Kriterium, Grade, Freigabe, Datum | Bewertungsweg nachvollziehbar |
| Vergütung | Grundgehalt, Bonus, Zulagen, Sachleistungen, Zahlungszeitpunkt | Vollständigkeit und richtige Periodenzuordnung |
| Differenzierungsgründe | Leistungsbeurteilung, relevante Zusatzqualifikation, Zusatzverantwortung | Zeitnaher Nachweis, einheitliche Anwendung |
| Datenherkunft | Quellsystem, Datenstand, Bearbeitungsschritte | Berechnung ist reproduzierbar |
Typische Fehlerquellen: Teilzeit nicht normalisiert, unterjährige Ein- und Austritte, im Folgejahr ausgezahlte Boni, Sachleistungen außerhalb der Payroll, Zulagen in Sammelkonten.
Datenschutz
Für jeden Datenblock ist festzuhalten, wofür er gebraucht wird und wer darauf zugreifen darf. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept gehört von Beginn an zur Umsetzung (vgl. Art. 12 RL).
Beispiel FinServ GmbH
Der Datencheck ergibt, dass die Vertriebsboni in einem separaten Tool berechnet werden und Dienstwagen nur in der Finanzbuchhaltung erfasst sind. Beide Quellen werden mit der Payroll zusammengeführt und abgestimmt.
Nachweis
Datenkatalog, Fehlerliste mit Bearbeitungsstatus, Berechtigungskonzept.
5. Stellen bewerten: Vom Aufgabenprofil zur begründeten Einstufung
Praxisfrage
Wie kommen wir von einer Stellenbeschreibung zu einer Bewertung, die wir begründen können?
§ 4 Abs. 2 EntgTranspG nennt unter anderem die Art der Arbeit, die Ausbildungsanforderungen und die Arbeitsbedingungen. Art. 4 Abs. 4 RL konkretisiert die Bewertung anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Ein bestimmtes kommerzielles Verfahren oder eine bestimmte Zahl von Grades schreibt das Recht nicht vor.
Vier Arbeitsschritte
- Stelleninhalt erheben: strukturierte Interviews mit Stelleninhabern und Führungskräften, statt alte Stellenbeschreibungen zu übernehmen.
- Ohne Gehaltskenntnis bewerten: Wer bewertet, kennt das aktuelle Gehalt nicht.
- Bereichsübergreifend kalibrieren: Vergleichbare Anforderungsniveaus werden über Abteilungsgrenzen hinweg abgeglichen.
- Freigeben und dokumentieren: Wer hat die Tatsachen bestätigt, wer die Einstufung freigegeben?
Arbeitshilfe 4: Stellenbewertungsbogen
| Kriterium | Leitfrage im Interview | Möglicher Nachweis |
|---|---|---|
| Kompetenzen | Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und sozialen Kompetenzen erfordert die Tätigkeit tatsächlich? | Aufgabenprofil, Qualifikationsanforderung |
| Belastungen | Welche geistigen, emotionalen oder körperlichen Anforderungen bestehen? | Beschreibung typischer Arbeitssituationen |
| Verantwortung | Welche Entscheidungen werden getroffen, mit welchen Folgen? | Kompetenzordnung, Prozessbeschreibung |
| Arbeitsbedingungen | Welche tätigkeitsbedingten Umstände prägen die Arbeit? | Arbeitsorganisation, Einsatzbedingungen |
| Freigabe | Wer hat die Tatsachen bestätigt, wer die Bewertung freigegeben, wann? | Unterschrift oder Systemfreigabe mit Datum |
Für jedes Kriterium werden die Einstufung und eine kurze Begründung festgehalten. Damit die Einstufung nachrechenbar ist, braucht der Bogen ein Punkteschema.
EmpfehlungDas Schema der FinServ GmbH ist ein fiktives Beispiel, keine Vorgabe. Gewichtung und Grenzen legt jedes Unternehmen selbst fest, prüft sie auf Verzerrung und stimmt sie mit dem Betriebsrat ab.
| Element | Festlegung (fiktiv) |
|---|---|
| Skala je Kriterium | Stufe 1 (gering) bis Stufe 5 (sehr hoch), je Stufe mit kurzer Beschreibung im Bogen |
| Gewichtung | vier Kriterien zu je 25 Prozent, Summe 4 bis 20 Punkte |
| Punktgrenzen je Grade | Grade 1: 4–6, Grade 2: 7–9, Grade 3: 10–12, Grade 4: 13–15, Grade 5: 16–18, Grade 6: 19–20 |
Kontrollfrage
Bildet das Grading die Gleichwertigkeit ab oder nur die gewachsene Gehaltshierarchie? Wer nach bestehenden Gehältern bewertet, reproduziert die Unterschiede, die untersucht werden sollen. Auch formal neutrale Kriterien können Tätigkeiten mit hohem Frauenanteil unterbewerten, etwa wenn Budget- und Personalverantwortung hoch, Kundenkommunikation und psychische Belastung niedrig gewichtet werden. Prüfe Kriterien, Gewichtung und Anwendung.
Beispiel FinServ GmbH: Senior AML Analyst und Compliance Specialist
| Kriterium | Senior AML Analyst | Compliance Specialist |
|---|---|---|
| Kompetenzen | Vertiefte GwG-Kenntnisse, Analyse komplexer Transaktionsmuster (Stufe 4) | Vertiefte aufsichtsrechtliche Kenntnisse, Auslegung regulatorischer Anforderungen (Stufe 4) |
| Belastungen | Zeitdruck bei Verdachtsfällen, Konfliktgespräche mit dem Vertrieb (Stufe 3) | Termindruck bei Prüfungen, Konfliktgespräche mit Fachbereichen (Stufe 3) |
| Verantwortung | Eigenständige Empfehlung zur Verdachtsmeldung, Entscheidung beim Geldwäschebeauftragten (Stufe 3) | Eigenständige Bewertung von Compliance-Risiken, Entscheidung beim Compliance-Beauftragten (Stufe 3) |
| Arbeitsbedingungen | Büro, Rufbereitschaft in Einzelfällen (Stufe 2) | Büro, keine Rufbereitschaft (Stufe 1) |
| Summe | 12 Punkte | 11 Punkte |
| Ergebnis | Grade 3 (10–12 Punkte) | Grade 3 (10–12 Punkte) |
Die Anforderungen sind in der Gesamtbetrachtung vergleichbar. Die Rufbereitschaft wird als Arbeitsbedingung erfasst und gesondert vergütet. Nach dem Ergebnis der Kalibrierungsrunde begründet sie keine höhere Einstufung. Die Zuordnung ist keine rechtliche Feststellung, sondern das dokumentierte Ergebnis der konkreten Tätigkeitsanalyse.
Nachweis
Ausgefüllter Bewertungsbogen je Stelle, Protokoll der Kalibrierungsrunde.
6. Vergleichsgruppen bilden: Die Zuordnung muss erklärbar sein
Praxisfrage
Warum vergleichen wir genau diese Tätigkeiten miteinander und andere nicht?
Ein Grade kann mehrere gleichwertige Tätigkeiten abbilden. Die gemeinsame Grade-Zuordnung beweist die rechtliche Gleichwertigkeit aber nicht abschließend. Umgekehrt darf eine Tätigkeit nicht allein wegen einer anderen Stellenbezeichnung oder Abteilung aus dem Vergleich herausfallen. Maßgeblich bleibt die Gesamtbetrachtung der tatsächlichen Anforderungen (§ 4 Abs. 2 EntgTranspG).
Arbeitshilfe 5: Vergleichsgruppenvermerk
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Gruppen-ID | z. B. VG-03-A |
| Einbezogene Tätigkeiten | Stellen-IDs und Bezeichnungen |
| Tatsächliche Anforderungen | Kurzbeschreibung je Kriterium |
| Begründung der Gleichheit oder Gleichwertigkeit | Warum die Anforderungen in der Gesamtbetrachtung vergleichbar sind |
| Relevante Unterschiede | Welche Unterschiede bestehen und warum sie die Zuordnung nicht ändern |
| Geprüfte benachbarte Tätigkeiten | Welche Stellen erwogen wurden und warum sie nicht einbezogen sind |
| Datenstand | Stichtag und Quelle |
| Freigabe | Name, Funktion, Datum |
Praxishinweis
Im Streitfall kann sich eine Beschäftigte auf eine einzelne Vergleichsperson des anderen Geschlechts mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit stützen, auch wenn die Vergleichsgruppe größer ist (BAG, Urteil vom 23.10.2025 – 8 AZR 300/24). Ein unauffälliger Gruppenwert schützt deshalb nicht vor Einzelklagen.
Nachweis
Ein Vermerk je Vergleichsgruppe, der bei jeder Auskunft und Entgeltanalyse herangezogen wird.
7. Entgeltunterschiede prüfen: Der 7-Prozent-Fall
Praxisfrage
Was tun wir, wenn eine Vergleichsgruppe einen auffälligen Unterschied zeigt?
Der Befund
Eine validierte Vergleichsgruppe umfasst 40 Beschäftigte: 24 Frauen und 16 Männer. Das Gesamtjahresentgelt wird intern auf einheitliche Arbeitszeit und ein volles Jahr normalisiert.
| Kennzahl | Frauen | Männer |
|---|---|---|
| Beschäftigte | 24 | 16 |
| Durchschnittliches normalisiertes Gesamtjahresentgelt | 74.400 Euro | 80.000 Euro |
Der Unterschied beträgt 5.600 Euro, also 7 Prozent bezogen auf das Durchschnittsentgelt der Männer.
Abgrenzung
Diese interne Kennzahl ist nicht identisch mit dem Vergleichsentgelt im Auskunftsverfahren, einem auf Vollzeitäquivalente hochgerechneten Median (§ 11 Abs. 3 EntgTranspG), und nicht mit den Indikatoren des Berichts nach der Richtlinie (Art. 9 RL).
Arbeitshilfe 6: Prüfpfad für Entgeltunterschiede
| Schritt | Frage | Dokumentiertes Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Vergleich validieren | Sind die Tätigkeiten tatsächlich gleich oder gleichwertig? | Vergleichsgruppe bestätigt oder begründet angepasst |
| 2. Daten prüfen | Stimmen Arbeitszeit, Zeitraum und alle Entgeltbestandteile? | Bereinigter Datensatz |
| 3. Unterschied aufschlüsseln | In welchen Bestandteilen und bei welchen Personen entsteht die Abweichung? | Übersicht nach Bestandteil und Einzelfall |
| 4. Gründe prüfen | Sind die Gründe objektiv, geschlechtsneutral, einheitlich angewendet und belegt? | Rechtliche Bewertung je Sachverhalt |
| 5. Entscheiden | Besteht weiterer Aufklärungs- oder Abhilfebedarf? | Maßnahme, Verantwortliche, Termin |
| 6. Wirkung kontrollieren | Wurde umgesetzt, ist der Unterschied behoben? | Abschluss- oder Folgebefund |
Drei Einzelkonstellationen
Konstellation A: Bonusunterschied mit belastbarer Grundlage
Zwei Beschäftigte erhielten einen höheren Bonus. Die Ziele wurden vorab schriftlich vereinbart, die Zielerreichung ist dokumentiert, und die Bonusregel wurde in der gesamten Gruppe gleich angewendet.
Ergebnis: voraussichtlich gerechtfertigt, Nachweise in die Begründungsakte.
Konstellation B: Zusatzverantwortung behauptet, aber nicht belegt
Ein höheres Gehalt wird mit der „Vertretung der Teamleitung“ begründet. Eine Vertretungsregelung oder ein Nachweis über tatsächliche Vertretungszeiten existiert nicht.
Ergebnis: weitere Aufklärung. Ist die Vertretung belegbar, wird eine Neubewertung der Stelle geprüft, sonst gilt Konstellation C.
Konstellation C: Keine tragfähige Erklärung
Für die niedrigeren Gehälter von vier Frauen findet sich auch nach weiterer Aufklärung kein sachlicher Grund. Die Unterschiede gehen auf individuell verhandelte Einstiegsgehälter zurück.
Ergebnis: Abhilfe erforderlich. Dass ein Kollege ein höheres Gehalt ausgehandelt hat, reicht für sich allein nicht aus, um die Vermutung einer geschlechtsbezogenen Benachteiligung zu widerlegen (BAG, Urteil vom 16.02.2023 – 8 AZR 450/21).
Merksatz
„Er hat besser verhandelt“, „das war schon immer so“ oder „der Markt war schwierig“ sind keine Compliance-Nachweise. Fehlende Dokumentation beweist nicht automatisch eine Diskriminierung. Weist eine Beschäftigte aber ein niedrigeres Entgelt bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit nach, wird die Benachteiligung wegen des Geschlechts vermutet (§ 22 AGG). Dann muss der Arbeitgeber die Rechtfertigung beweisen. Ohne Dokumentation gelingt das selten.
Arbeitshilfe 7: Maßnahmenbeschluss
Ein belastbarer Beschluss enthält:
- die betroffenen Fälle und Entgeltbestandteile,
- die rechtliche Bewertung je Fall,
- Höhe und Zeitpunkt der Anpassung,
- Ausgleich der Differenz zum Entgelt der herangezogenen Vergleichsperson in voller Höhe, wenn die Rechtfertigung nicht gelingt (BAG, Urteil vom 23.10.2025 – 8 AZR 300/24),
- die Prüfung von Nachzahlungen und weiteren Ansprüchen, einschließlich Verjährung (§§ 195, 199 BGB), arbeitsvertraglicher Ausschlussfristen und der Frist für Entschädigungsansprüche (§ 15 AGG),
- Verantwortliche und Umsetzungstermine,
- eine Wirksamkeitskontrolle mit Termin.
Warum Nachzahlungen zu prüfen sind: Eine künftige Gehaltserhöhung erledigt Ansprüche für die Vergangenheit nicht. Schon nach geltendem Recht besteht bei einer Benachteiligung ein Anspruch auf die Differenz (Art. 157 AEUV, §§ 3, 7 EntgTranspG), daneben kommt eine Entschädigung nach § 15 AGG in Betracht. Art. 16 RL sieht künftig vollständigen Schadensersatz vor, Art. 18 RL erweitert die Beweislastregeln.
Was die 5-Prozent-Schwelle bedeutet
EU-VorgabeNach Art. 10 Abs. 1 RL ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung erforderlich, wenn alle drei Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der Entgeltbericht zeigt in einer Arbeitnehmergruppe einen Unterschied der durchschnittlichen Entgelthöhe von mindestens 5 Prozent.
- Der Arbeitgeber hat diesen Unterschied nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien gerechtfertigt.
- Er hat ihn nicht innerhalb von sechs Monaten nach Vorlage des Berichts behoben.
Die Schwelle ist keine Toleranzgrenze: Auch Unterschiede unter 5 Prozent können rechtswidrig sein, und ein Unterschied ab 5 Prozent beweist für sich genommen noch keine Diskriminierung im Einzelfall.
Für die FinServ GmbH heißt das: Die Gesellschaft darf die in Konstellation C erkannte Benachteiligung nicht bis zum ersten EU-Bericht fortbestehen lassen. Das Entgeltgleichheitsgebot gilt bereits heute. Die vorgezogene interne Analyse ist aber noch nicht das förmliche Verfahren nach Art. 10 RL.
Nachweis
Prüfvermerk je Vergleichsgruppe, Begründungsakte je Einzelfall, Maßnahmenbeschluss, Umsetzungs- und Wirksamkeitsnachweis.
8. Auskunft bearbeiten: Ein Vorgang vom Eingang bis zur Ablage
Praxisfrage
Wie stellen wir sicher, dass jede Auskunft fristgerecht, richtig und datenschutzkonform erteilt wird?
Geltendes RechtBeschäftigte in Betrieben mit regelmäßig mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber haben einen Auskunftsanspruch (§§ 10, 12 Abs. 1 EntgTranspG). Er umfasst die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung und das Vergleichsentgelt (§ 11 EntgTranspG). Das Vergleichsentgelt ist nicht anzugeben, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts ausgeübt wird (§ 12 Abs. 3 EntgTranspG). Vom Entgeltgleichheitsgebot befreit das nicht.
Bei nicht tarifgebundenen und nicht tarifanwendenden Arbeitgebern ist die Auskunft grundsätzlich innerhalb von drei Monaten zu erteilen (§ 15 Abs. 3 EntgTranspG). Unterbleibt sie, trägt der Arbeitgeber im Streitfall die Beweislast dafür, dass kein Verstoß gegen das Entgeltgleichheitsgebot vorliegt (§ 15 Abs. 5 EntgTranspG).
Bei der FinServ GmbH besteht ein Betriebsrat. Für die Auskunft ist deshalb grundsätzlich der Betriebsrat zuständig, soweit der Arbeitgeber die Beantwortung nicht übernommen hat (§§ 14, 15 EntgTranspG). Der Arbeitgeber muss ihm die erforderlichen Informationen auf Verlangen bereitstellen. Kläre früh mit dem Betriebsrat, wer antwortet und wie die Informationen fließen.
EU-VorgabeKünftig umfasst die Auskunft die eigene Entgelthöhe und die durchschnittlichen Entgelthöhen nach Geschlecht der Vergleichsgruppe. Die Antwort ist spätestens nach zwei Monaten zu erteilen, und die Beschäftigten sind jährlich über ihr Auskunftsrecht zu informieren (Art. 7 RL).
Arbeitshilfe 8: Vorgangsmaske Auskunftsersuchen
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Vorgangsnummer | fortlaufende Nummer |
| Eingangsdatum | Tag des Zugangs |
| Anfragende Person, Stelle | Name, Stellen-ID |
| Form und Sperre | Ersuchen in Textform, Sperre für ein erneutes Ersuchen für zwei Jahre (§ 10 EntgTranspG) |
| Anwendbares Verfahren | EntgTranspG, nach Inkrafttreten das Umsetzungsgesetz |
| Zuständigkeit | Betriebsrat, soweit der Arbeitgeber die Beantwortung nicht übernommen hat (§§ 14, 15 EntgTranspG) |
| Gesetzliche Frist | errechnetes Fristende |
| Form der Antwort | Textform; bei drohender Fristversäumnis Information der anfragenden Person (§ 15 EntgTranspG) |
| Interne Vorfristen | z. B. Berechnung bis Woche 6, Freigabe bis Woche 10 |
| Vergleichstätigkeit | Verweis auf den Vergleichsgruppenvermerk |
| Abweichende Vergleichstätigkeit | Begründung anhand der betrieblichen Maßstäbe, Auskunft zur gleichwertigen Tätigkeit (§ 15 EntgTranspG) |
| Berechnung | Datenstand, Methode, Ergebnis |
| Mindestgröße | Prüfung nach § 12 Abs. 3 EntgTranspG |
| Datenschutzprüfung | Ergebnis und prüfende Person |
| Freigabe | Name, Funktion, Datum |
| Versand | Datum und Zugangsnachweis |
Nachweis
Vollständige Vorgangsakte je Ersuchen, zentrale Fristenliste.
9. Der 30-/90-Tage-Plan mit Abnahmekriterien
EmpfehlungDie Zeiträume sind Projektziele, keine gesetzlichen Fristen. Sie hängen von Datenqualität, Stellenvielfalt und Beteiligungsverfahren ab, offene Punkte bleiben sichtbar.
Die ersten 30 Tage: Rechtslage, Verantwortung und Daten
| Zeitraum | Maßnahme | Federführung | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Tag 1–5 | Projektauftrag, Budget, Berichtslinie, Entscheidungsrechte | Geschäftsleitung | Projektmandat |
| Tag 1–10 | Pflichtenmatrix erstellen | Legal | Datierte Pflichtenmatrix |
| Tag 5–15 | Betriebsrat und Datenschutzfunktion einbinden | HR/Legal | Beteiligungs- und Datenschutzkonzept |
| Tag 5–20 | Stellen-, Personal- und Entgeltdaten inventarisieren | HR/Payroll | Datenkatalog, Fehlerliste |
| Tag 10–25 | Bewertungsmethodik und Pilotstellen festlegen | HR/Fachbereiche | Methodikentwurf |
| Tag 15–30 | Auskunftsprozess prüfen, Lücken schließen | HR/Legal | Prozessbeschreibung, Fristenkontrolle |
| Bis Tag 30 | Statusbericht an die Geschäftsleitung | Projektleitung/Compliance | Statusbericht |
Übergangskontrolle ab Tag 1
EmpfehlungBis das neue System steht, gelten diese Mindestregeln:
- Einstellungsgehälter nur mit vorläufigem Anforderungsprofil und Vergleichsprüfung.
- Außerplanmäßige Erhöhungen nur mit dokumentiertem sachlichem Grund.
- Ausnahmen werden zentral erfasst.
- Laufende Auskunftsersuchen werden unabhängig vom Projekt bearbeitet.
Tag 31–60: Pilotierung und Kalibrierung
Repräsentative Stellen aus allen Bereichen werden ohne Kenntnis der Gehälter bewertet und bereichsübergreifend kalibriert. Die FinServ GmbH entscheidet sich für sechs Grades. Die Zahl ist eine interne Gestaltungsentscheidung.
Beispielhaft ordnet die FinServ GmbH den Operations Specialist Grade 2 zu, Senior AML Analyst und Compliance Specialist Grade 3 und Teamleitungen möglicherweise Grade 4.
Tag 61–90: Roll-out und erste Entgeltanalyse
Alle übrigen Stellen werden bewertet, Vergleichsgruppen gebildet und nach dem Prüfpfad aus Kapitel 7 analysiert. Neben den Gruppenwerten werden einzelne Entgeltbestandteile und auffällige Einzelfälle betrachtet.
Abnahmekriterien
Empfehlung
| Bis | Arbeitsergebnis | Abgenommen, wenn … |
|---|---|---|
| Tag 30 | Pflichtenmatrix, Dateninventar, Auskunftsprozess | freigegeben, erfasst und mit Vorgangsmaske und Fristenkontrolle im Einsatz sind |
| Tag 60 | Pilotbewertung | Bewertungsbögen vollständig und Kalibrierung protokolliert sind |
| Tag 90 | Stellenarchitektur | alle Stellen vorläufig bewertet sind; die endgültige Freigabe steht unter dem Vorbehalt des abgeschlossenen Mitbestimmungsverfahrens nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG |
| Tag 90 | Vergleichsgruppen und erste Entgeltanalyse | je Gruppe ein freigegebener Vermerk und ein Prüfvermerk vorliegen und die Datengrundlage reproduzierbar ist |
| Tag 90 | Maßnahmenplan und EU-Roadmap | jeder Befund Verantwortliche, Termin und Status hat und die Datenlücken für den Bericht zum Kalenderjahr 2026 benannt sind |
10. Dauerbetrieb: Kontrollen gegen neue ungeklärte Unterschiede
Praxisfrage
Wie verhindern wir, dass nach dem Projekt neue, unerklärte Unterschiede entstehen?
Recruiting
EU-VorgabeBewerbende sollen Informationen über Einstiegsentgelt oder Entgeltspanne so rechtzeitig erhalten, dass transparente Verhandlungen möglich sind. Fragen nach der bisherigen Vergütung sind unzulässig (Art. 5 RL). Die deutsche Ausgestaltung bleibt abzuwarten.
Beförderungen und Gehaltsrunden
Vor jeder Entscheidung getrennt prüfen:
- Hat sich die Tätigkeit verändert, sodass eine Neubewertung nötig ist?
- Oder bleibt die Tätigkeit gleich und es geht um individuelle Entgeltentwicklung?
- Ist das verwendete Kriterium objektiv, geschlechtsneutral und einheitlich angewendet?
- Vergrößert die Entscheidung einen bisher ungeklärten Unterschied?
Arbeitshilfe 9: Kontrollmatrix
| Anlass | Kontrolle | Nachweis |
|---|---|---|
| Neueinstellung | Anforderungsprofil, Entgeltspanne, Vergleich mit Belegschaft | Angebotsfreigabe |
| Aufgabenänderung | Neubewertungsbedarf prüfen | Aktualisierter Bewertungsbogen |
| Gehaltsrunde | Kriterien und Ausnahmen nachvollziehen | Entscheidungsprotokoll |
| Bonusentscheidung | Regelanwendung und Datenbasis prüfen | Bonusnachweis |
| Auskunftsersuchen | Frist und Berechnung kontrollieren | Vorgangsakte |
| Jährliche Analyse | Offene Befunde und Maßnahmen nachverfolgen | Kontrollbericht an die Geschäftsleitung |
| EU-Bericht ab 2027 | Daten des Vorjahres abstimmen, Bestätigung durch die Leitung nach Konsultation der Arbeitnehmervertretung (Art. 9 RL) | Berichtsakte |
Schwachstellen und No-Regret-Maßnahmen
EmpfehlungSechs Muster, an denen Entgeltentscheidungen scheitern, und je eine Maßnahme, die unabhängig vom Umsetzungsgesetz sinnvoll ist.
| Schwachstelle | Maßstab | No-Regret-Maßnahme |
|---|---|---|
| Grading nach historischem Gehalt | § 4 EntgTranspG | Ohne Gehaltskenntnis bewerten (Kapitel 5) |
| Gewichtung benachteiligt typische Frauentätigkeiten | § 4 EntgTranspG, Art. 4 RL | Kriterien und Gewichtung prüfen (Kapitel 5) |
| Nur das Fixgehalt wird geprüft | § 3 EntgTranspG, Art. 3 RL, BAG 8 AZR 450/21 | Entgeltdaten zusammenführen (Kapitel 4) |
| „Er hat besser verhandelt“ | § 22 AGG, BAG 8 AZR 450/21 | Begründungsakte anlegen (Kapitel 7) |
| Unauffälliger Gruppenwert | BAG 8 AZR 300/24 | Einzelfälle mitprüfen (Kapitel 6 und 7) |
| Auskunft wird wegen des Projekts aufgeschoben | § 15 EntgTranspG | Fristenliste und Vorgangsmaske einführen (Kapitel 8) |
Quick-Check: Wo steht dein Haus?
Wähle für jedes Feld den Stand in deinem Haus. Die Auswahl wird nicht gespeichert und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
Fazit: Grading Entgelttransparenz als Führungsaufgabe
Grading Entgelttransparenz ist eine Führungsaufgabe. Für ein Unternehmen mit 600 Beschäftigten stehen drei Entscheidungen an:
- Bestehende Pflichten sofort absichern: Entgeltgleichheit, funktionierende Auskunft und der Bericht nach § 21 EntgTranspG.
- Die EU-Zielarchitektur vorbereiten: objektive Stellenbewertung, vergleichbare Daten, erweiterte Transparenz und Berichtsfähigkeit für das Kalenderjahr 2026.
- Jeden wesentlichen Entgeltunterschied erklärbar machen: mit sachlichen Kriterien, überprüfbaren Tatsachen und dokumentierten Entscheidungen, nicht allein mit einem Grade oder einer statistischen Bereinigung.
Der Praxistest
Kannst du für eine konkrete Entgeltentscheidung nachvollziehbar erklären, welche Tätigkeit bewertet wurde, warum die Vergleichsgruppe richtig ist und wodurch ein Unterschied sachlich gerechtfertigt ist? Erst wenn diese Kette trägt, wird aus Grading ein belastbarer Compliance-Prozess.
Häufige Fragen
Gilt das Entgelttransparenzgesetz auch für Unternehmen mit weniger als 200 Beschäftigten?+−
Ja, soweit es um das Verbot geschlechtsbezogener Entgeltbenachteiligung und die Anforderungen an Entgeltsysteme geht (§§ 3, 4, 7 EntgTranspG). Nur Auskunft, betriebliches Prüfverfahren und Bericht hängen von den Schwellen von 200 und 500 Beschäftigten ab.
Wirkt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie schon heute gegenüber privaten Arbeitgebern?+−
Grundsätzlich nicht unmittelbar. Neue Auskunfts-, Recruiting- und Berichtspflichten entstehen für private Arbeitgeber erst mit dem deutschen Umsetzungsgesetz, das noch nicht vorliegt. Bei der Auslegung des geltenden Rechts kann die Richtlinie aber Bedeutung gewinnen.
Beweist die Zuordnung zu einem Grade, dass Tätigkeiten gleichwertig sind?+−
Nicht abschließend. Maßgeblich ist die Gesamtbetrachtung der tatsächlichen Anforderungen nach § 4 EntgTranspG, dokumentiert im Vergleichsgruppenvermerk. Im Streitfall kann sich eine Beschäftigte zudem auf eine einzelne Vergleichsperson stützen.
Ist ein Entgeltunterschied von unter 5 Prozent unproblematisch?+−
Nein. Die 5-Prozent-Schwelle in Art. 10 der Richtlinie löst nur ein Verfahren aus, sie ist keine Toleranzgrenze. Auch kleinere Unterschiede können gegen das Entgeltgleichheitsgebot verstoßen.
Darf ein Auskunftsersuchen bis zum Abschluss des Grading-Projekts warten?+−
Nein. Ein laufendes Grading-Projekt rechtfertigt nicht, bestehende Auskunftspflichten aufzuschieben. Unterbleibt die Auskunft, trägt der Arbeitgeber im Streitfall die Beweislast (§ 15 EntgTranspG).
Muss die Entgeltspanne künftig in jeder Stellenanzeige stehen?+−
Nein, eine solche Pflicht folgt aus der Richtlinie nicht. Bewerbende sollen Einstiegsentgelt oder Entgeltspanne rechtzeitig erhalten, Fragen nach der bisherigen Vergütung sind unzulässig (Art. 5 RL). Die deutsche Ausgestaltung bleibt abzuwarten.
Quellenverzeichnis
Primärquellen zuerst, danach die Rechtsprechung. Stand der Angaben: Oktober 2026.
- Richtlinie (EU) 2023/970, ABl. L 132 vom 17.05.2023Maßstab der EU-Vorgaben: Entgeltbegriff, Bewertungskriterien, Auskunft, Entgeltbericht, Schadensersatz.
- Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), GesamttextGeltendes Recht zu Entgeltgleichheit, Auskunft, Prüfverfahren und Bericht.
- § 4 EntgTranspGGleichwertige Arbeit und Entgeltsysteme.
- § 15 EntgTranspGAntwortfrist und Beweislast bei der Auskunft.
- § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)Mitbestimmung bei der Lohngestaltung.
- Antwort der Bundesregierung, BT-Drs. 21/7026, September 2026 (PDF)Stand der Umsetzung nach Angabe der Bundesregierung.
- Deutscher Bundestag, hib-Meldung zur Umsetzung der EU-EntgelttransparenzrichtlinieZusammenfassung der Regierungsantwort.
- BAG, Urteil vom 16.02.2023 – 8 AZR 450/21Entgeltgleichheit je Bestandteil, Verhandlungsgeschick allein genügt nicht.
- BAG, Urteil vom 23.10.2025 – 8 AZR 300/24Paarvergleich mit einer einzelnen Vergleichsperson, Ausgleich der Differenz zu deren Entgelt.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Das Fallbeispiel ist fiktiv.
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