Die Vorschrift fordert, dass jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation verfügen muss. Dies beinhaltet spezifische Anforderungen an die interne Struktur und Prozesse, die sicherstellen sollen, dass die Gesellschaft den rechtlichen Rahmenbedingungen gerecht wird.

Zu den Kernanforderungen gehören ein angemessenes Risikomanagementsystem, geeignete personelle und technische Ressourcen und strenge Kontrollen bezüglich der Mitarbeitergeschäfte.

a. Risikomanagementsystem
Ein effektives Risikomanagementsystem ist entscheidend, um potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen und zu mitigieren. Dies schließt Markt-, Kredit-, Liquiditäts- und operationelle Risiken ein. Die Kapitalverwaltungsgesellschaft muss sicherstellen, dass ihr System zur Risikoüberwachung und -steuerung den neuesten regulatorischen Anforderungen entspricht und regelmäßig aktualisiert wird.

b. Personelle und technische Ressourcen
Die Richtigkeit der personellen Ausstattung und der technischen Infrastruktur spielt eine entscheidende Rolle für die Funktionsfähigkeit der internen Prozesse. Kapitalverwaltungsgesellschaften müssen in der Lage sein, angemessene und qualifizierte Mitarbeiter einzustellen sowie technologische Ressourcen bereitzustellen, die notwendig sind, um den operativen Betrieb effizient und sicher zu gestalten.

c. Interne Kontrollen und Compliance
Die Implementierung robuster interner Kontrollsysteme und Compliance-Maßnahmen ist unerlässlich, um sowohl operationelle Risiken zu minimieren als auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu gewährleisten. Dies umfasst die Überwachung der Handelstätigkeiten, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und die Verwaltung der persönlichen Geschäfte der Mitarbeiter.

Eine akribische Dokumentation der Geschäftsvorgänge ist fundamental, um Compliance zu gewährleisten und die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen zu ermöglichen. Jedes Geschäft muss detailliert erfasst werden, um seine Herkunft, die beteiligten Kontrahenten sowie Art, Zeitpunkt und Ort des Abschlusses rekonstruieren zu können.

Die Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung erfordert eine sorgfältige Risikoanalyse, die auf institutsspezifische Gegebenheiten abgestimmt ist. Es ist entscheidend, dass Kapitalverwaltungsgesellschaften ein klares Verständnis der potenziellen Risiken entwickeln und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen implementieren. Dabei sollten sie nicht nur die von ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen berücksichtigen, sondern auch die geografischen Risiken und die Hintergründe ihrer Kunden.

a. Risikoanalyse und Kundenüberprüfung
Die Risikoanalyse sollte regelmäßig aktualisiert werden, um neue Bedrohungsszenarien schnell identifizieren zu können. Im Kundenannahmeprozess müssen umfangreiche Überprüfungen stattfinden, die über das Screening von Sanktionslisten hinausgehen, um auch verdeckte Risiken aufzudecken, die mit Terrorismusfinanzierung in Verbindung stehen könnten.

b. EDV-Monitoring und Reporting
Die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehungen und Transaktionen muss durch fortschrittliche EDV-Systeme unterstützt werden, die in der Lage sind, ungewöhnliche Muster zu erkennen und Alarm zu schlagen. Diese Systeme müssen regelmäßig auf ihre Effektivität überprüft und an neue technologische Entwicklungen angepasst werden.

Die Bedeutung des elektronischen Datenverarbeitungs-Monitorings (EDV-Monitoring) in der Finanzbranche kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, insbesondere im Hinblick auf die Prävention von Terrorismusfinanzierung. Dieses Monitoring ist nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern auch ein wesentliches Instrument zur Sicherung der Integrität und Sicherheit von Finanztransaktionen. Die entsprechenden gesetzlichen Rahmenbedingungen sind in § 10 Absatz Nr. 5 des Geldwäschegesetzes (GwG), § 25h Abs. 2 des Kreditwesengesetzes (KWG), § 27 Absatz 1 Nr. 5 des Gesetzes über die Beaufsichtigung von Zahlungsdienstleistern (ZAG) und § 28 Absatz 1 Satz 4 des Kapitalanlagegesetzbuches (KAGB) festgeschrieben.

Diese Vorschriften verpflichten Kapitalverwaltungsgesellschaften, Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute dazu, robuste Datenverarbeitungssysteme zu implementieren und zu betreiben. Diese Systeme müssen in der Lage sein, alle Geschäftsbeziehungen und Transaktionen kontinuierlich zu überwachen, um Anzeichen von illegalen Aktivitäten frühzeitig zu erkennen.

• Notwendigkeit der Differenzierung zwischen legalen und illegalen Quellen
  Ein zentraler Aspekt des EDV-Monitorings ist die Fähigkeit, zwischen Terrorismusfinanzierung aus illegalen und legalen Quellen zu unterscheiden. Diese Unterscheidung ist entscheidend, da Terrorismusfinanzierung nicht immer offensichtlich und direkt mit kriminellen Handlungen verbunden ist. Terroristen nutzen häufig komplexe Finanzierungsmethoden, einschließlich der Verwendung legal erworbener Mittel, um ihre Aktivitäten zu finanzieren. Daher müssen die Überwachungssysteme besonders ausgefeilt sein, um solche subtilen Transaktionsmuster erkennen zu können.

• Implementierung fortschrittlicher EDV-Systeme
  Die Implementierung fortschrittlicher EDV-Systeme ermöglicht es den Instituten, große Datenmengen effizient zu analysieren und ungewöhnliche Muster oder Anomalien zu identifizieren, die auf potenzielle Risiken oder illegale Aktivitäten hindeuten könnten. Diese Systeme sollten in der Lage sein, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren und zu verarbeiten. Dazu gehören Transaktionsdaten, Kundendaten, Kommunikationsdaten und öffentlich zugängliche Informationen.

• Laufende Überwachung und Anpassung
  Die Effektivität des EDV-Monitorings hängt von seiner kontinuierlichen Anpassung und Aktualisierung ab. Die Finanzinstitute müssen sicherstellen, dass ihre Überwachungssysteme regelmäßig aktualisiert werden, um mit den sich ändernden Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung Schritt zu halten. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Algorithmen und Modelle, die für die Erkennung von Risikomustern verwendet werden.

• Schulung und Bewusstsein
  Neben der technischen Implementierung ist es ebenso wichtig, dass das Personal, das diese Systeme bedient, entsprechend geschult ist und ein tiefes Verständnis für die Komplexität und die subtilen Indikatoren von Terrorismusfinanzierung hat. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die von den EDV-Systemen gelieferten Daten richtig zu interpretieren und angemessene Maßnahmen einzuleiten.

Die Einhaltung der umfangreichen Organisationspflichten nach § 28 KAGB ist für Kapitalverwaltungsgesellschaften nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Sicherstellung ihrer Integrität und des Vertrauens ihrer Anleger.

Durch die ständige Weiterentwicklung ihrer internen Prozesse und Systeme können sie den sich ändernden regulatorischen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig effektiv auf finanzielle und operationelle Risiken reagieren.