Rollen und Aufgaben im Tax-CMS
Ein funktionierendes Tax Compliance Management System (Tax-CMS) ist mehr als nur ein Mittel zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben; es ist ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung und Effizienzsteigerung in jedem modernen Unternehmen. Innerhalb dieses Systems spielen verschiedene Rollen und Aufgaben eine zentrale Bedeutung, um eine optimale Steuergestaltung und -compliance sicherzustellen.
Einen Schlüsselplatz hierbei nimmt der Steuerberater ein. Von der alltäglichen Buchführung bis zur spezialisierten Beratung in komplexen steuerlichen Angelegenheiten – seine Expertise ist vielfältig und unverzichtbar. In diesem Artikel beleuchten wir die Rolle des Steuerberaters im Kontext eines Tax-CMS und gehen auf die vielseitigen Aufgabenfelder ein, in denen er Unternehmen unterstützen kann.
Hilfeleistung im Rahmen der Erfüllung von Buchführungspflichten – Rollen und Aufgaben im Tax-CMS
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen vertrauen in hohem Maße ihrem steuerlichen Berater, um ihren Buchführungspflichten gerecht zu werden. Dabei kann der Steuerberater diese Aufgabe in unterschiedlicher Intensität wahrnehmen. Dies kann von der vollständigen Erfassung und Verbuchung der durch den Mandanten übersandten Rechnungen und sonstigen Belege über die Verbuchung bereits vom Mandanten vorerfasster Belege oder die reine Durchsicht der vom Mandanten erfassten und verbuchten Belege bis hin zur Erstellung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses mit einer Durchsicht der Konten und Erstellung der Abschlussbuchungen, Berechnung der Rückstellungen, Vorratsbewertung, Steuerberechnung, etc. reichen.
Oft stellt der Steuerberater darüber hinaus dem Unternehmer oder Unternehmen entsprechende betriebswirtschaftliche Auswertungen bereit und übernimmt hier (Teil-)Aufgaben des betriebswirtschaftlichen Controllings.
Auch wenn jeder Kaufmann nach § 238 HGB und Steuerpflichtige im Rahmen von §§ 140 f. AO für die Führung der Bücher letztlich selbst verantwortlich sind, kann dem Steuerberater hier eine hohe Verantwortung zukommen. Er übernimmt hier auf operativer Ebene die Erfüllung der Buchführung ohne jedoch den Kaufmann oder Steuerpflichtigen aus seiner letztendlichen Verantwortung zu entlassen.
Erstellung von Steuervoranmeldungen und -erklärungen – Rollen und Aufgaben im Tax-CMS
Als Ersteller von Steuererklärungen und -voranmeldungen übernimmt der Steuerberater auf Basis der ggf. selbst von ihm operativ geführten Buchhaltung die Erstellung der entsprechenden Steuervoranmeldungen und Steuererklärungen. Ähnlich wie bei der Hilfeleistung im Rahmen der Buchhaltung bleibt die letztendliche Verantwortung für die Abgabe der Voranmeldungen und Erklärungen beim Steuerpflichtigen. Im Verhältnis zum Steuerpflichtigen übernimmt der Steuerberater jedoch die Aufgabe, die Voranmeldungen und Erklärungen auf der Basis der ihm vom Mandanten übergebenen Informationen inhaltlich richtig zu erstellen und dem Mandanten rechtzeitig zur Prüfung und Unterzeichnung vorzulegen, so dass die entsprechenden Fristen gewahrt werden können.
Beratung in spezifischen steuerlichen Fragestellungen – Rollen und Aufgaben im Tax-CMS
Im Rahmen der Beratung erarbeitet der Steuerberater auf Basis einer mit dem Mandanten abgestimmten spezifischen Aufgabenstellung und seiner fachlichen Kenntnisse und der Kenntnis des Mandanten Handlungsempfehlungen oder -alternativen zu spezifischen steuerlichen Fragestellungen. Basierend auf diesen Empfehlungen trifft der Mandant anschließend Entscheidungen. Häufig unterstützt der Steuerberater den Mandanten auch bei der anschließenden Umsetzung.
Beratung im Rahmen von Tax Due Diligence – Rollen und Aufgaben im Tax-CMS
Ziel der Due Diligence-Untersuchungen im Rahmen von Unternehmenstransaktionen ist es, Risiken, die sich aus dem Kauf (Buy-Side Due Diligence) oder Verkauf (Sell-Side oder Vendor Due Diligence) ergeben, zu erkennen und diese entweder im Rahmen der Ausgestaltung der Transaktion z. B. durch entsprechende Vertragsgestaltungen zu adressieren oder ggf. im Falle sog. „Deal Breaker“ auf die Transaktion zu verzichten. Der Steuerberater wird hier häufig tätig, um zu prüfen, inwieweit aufgrund der steuerlichen Verhältnisse des Transaktionsobjektes entsprechende steuerliche Risiken bestehen.
Betriebswirtschaftliche Beratung – Rollen und Aufgaben im Tax-CMS
Neben seiner spezifischen Beratung in steuerlichen Fragestellungen wird der Steuerberater häufig auch als betriebswirtschaftlicher Berater tätig. Neben seinen betriebswirtschaftlichen Kenntnissen kommen ihm dabei häufig seine Kenntnis des betreuten Unternehmens sowie der Unternehmenseigner aber auch seine Rolle als externer, nicht in die Unternehmensstrukturen eingebundener Berater zugute. Gerade kleinere Unternehmen nutzen hier das Know-how der Steuerberater. Daneben kommt dem Steuerberater auch dann eine besondere Rolle als Berater zu, wenn steuerliche Aspekte u. a. bei Investitionen oder ähnlichen Entscheidungen eine wesentliche Rolle spielen.
Action Plan für die Erfüllung von Tax-CMS
Phase 1: Analyse und Bedarfsbewertung
- Bestandsaufnahme: Überprüfung der aktuellen steuerlichen Situation und vorhandener Compliance-Maßnahmen.
- Risikobewertung: Identifizierung und Bewertung steuerlicher Risiken.
- Beratung hinzuziehen: Konsultation von Steuerberatern oder Fachanwälten, um den Bedarf zu klären.
Phase 2: Planung
- Zielsetzung: Formulierung von Zielen und KPIs.
- Budgetplanung: Abschätzung der Kosten für die Implementierung und fortlaufende Betreuung des Tax-CMS.
- Zeitplan: Erstellung eines Zeitplans mit klar definierten Meilensteinen.
Phase 3: Implementierung
- Tool-Auswahl: Entscheidung für geeignete Software oder manuelle Systeme.
- Schulung: Ausbildung des internen Teams oder Einstellung von Spezialisten.
- Dokumentation: Erstellung einer Prozessdokumentation.
- Roll-out: Einführung des Systems in der Organisation.
Phase 4: Monitoring und Anpassung
- Kontinuierliche Überwachung: Regelmäßige Checks, ob das System den steuerlichen Anforderungen entspricht.
- Anpassung: Kontinuierliche Anpassung an geänderte steuerliche Rahmenbedingungen.
- Audit-Vorbereitung: Sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten für ein mögliches Audit verfügbar sind.
Phase 5: Review
- Erfolgskontrolle: Überprüfung, ob die gesetzten Ziele und KPIs erreicht wurden.
- Feedback-Schleife: Feedback von allen Beteiligten einholen und in zukünftige Planungen einbeziehen.
- Reporting: Erstellung eines abschließenden Berichts und Präsentation an das Management.
Dieser Action Plan dient als Grundlage und kann je nach den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.