Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Mit dem S&P Tool Auslagerungsmanagement können Sie eine prüfungssichere Risikoanalyse zu Ihren Auslagerungen vornehmen. Sie haben Interesse? Wir informieren Sie gerne in einem persönlichen Gespräch. Sie erreichen unser Team unter 089-452 429 70 – 101.

MaRisk 2017 – Endfassung veröffentlicht. Mit BaFin-Anschreiben vom 27.10.2017 wird nun die Endfassung der MaRisk 2017 veröffentlicht. Besuchen Sie auch unseren Informationsblog MaRisk 2017 – was ändert sich. Machen Sie den S&P Check MaRisk 2017 – 20 Punkte. Welcher Umsetzungsaufwand kommt auf mein Unternehmen zu?

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management

Eine Auslagerung liegt vor, wenn ein anderes Unternehmen mit der Wahrnehmung solcher Aktivitäten und Prozesse im Zusammenhang mit der Durchführung von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen oder sonstigen institutstypischen Dienstleistungen beauftragt wird, die ansonsten vom Institut selbst erbracht würden.

Aktuelle Information zur Problemstellung: Abgrenzung von Auslagerungen und Fremdbezug nach MaRisk.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Risikoanalyse zur Auslagerung

Das Institut muss auf der Grundlage einer Risikoanalyse eigenverantwortlich festlegen, welche Auslagerungen von Aktivitäten und Prozessen unter Risikogesichtspunkten wesentlich sind (wesentliche Auslagerungen). Die maßgeblichen Organisationseinheiten sind bei der Erstellung der Risikoanalyse einzubeziehen. Im Rahmen ihrer Aufgaben ist auch die Interne Revision zu beteiligen. Soweit sich wesentliche Änderungen der Risikosituation ergeben, ist die Risikoanalyse anzupassen.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Umfang der Risikoanalyse

Bei der Risikoanalyse sind alle für das Institut relevanten Aspekte im Zusammenhang mit der Auslagerung zu berücksichtigen (z. B. Risiken der Auslagerung, Eignung des Auslagerungsunternehmens), wobei die Intensität der Analyse von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse abhängt.

Daher ist bei Auslagerungen von erheblicher Tragweite, wie z. B. der Vollauslagerung der Internen Revision bei einem größeren Institut, entsprechend intensiv zu prüfen, ob und wie eine Einbeziehung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse in das Risikomanagement sichergestellt werden kann.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Gruppeninterne Auslagerungen

Bei gruppeninternen Auslagerungen können wirksame Vorkehrungen, insbesondere ein Risikomanagement auf Gruppenebene sowie Durchgriffsrechte, bei der Erstellung und Anpassung der Risikoanalyse risikomindernd berücksichtigt werden.

 

Neu als Auslagerungsbeauftragter

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Keine Auslagerung von Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung

Bei unter Risikogesichtspunkten nicht wesentlichen Auslagerungen sind die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation gemäß § 25a Abs. 1 KWG zu beachten. Grundsätzlich sind alle Aktivitäten und Prozesse auslagerbar, solange dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation gemäß § 25a Abs. 1 KWG nicht beeinträchtigt wird.

 

Die Auslagerung darf nicht zu einer Delegation der Verantwortung der Geschäftsleitung an das Auslagerungsunternehmen führen. Die Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung sind nicht auslagerbar. Besondere Maßstäbe für Auslagerungsmaßnahmen können sich ferner aus spezialgesetzlichen Regelungen ergeben, wie z. B. bei Bausparkassen hinsichtlich der Kollektivsteuerung oder bei Pfandbriefbanken hinsichtlich der Deckungsregisterführung und der Deckungsrechnung.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Welche Aufgaben zählen zu den Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung ?

Zu den nicht auslagerbaren Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung zählen die Unternehmensplanung, -koordination, -kontrolle und die Besetzung der Führungskräfte.

Hierzu gehören auch Aufgaben, die der Geschäftsleitung durch den Gesetzgeber oder durch sonstige Regelungen explizit zugewiesen sind (z. B. die Entscheidung über Großkredite nach §§ 13 bis 13b KWG oder die Festlegung der Strategien).

Von den Leitungsaufgaben abzugrenzen sind Funktionen oder Organisationseinheiten, deren sich die Geschäftsleitung bei der Ausübung ihrer Leitungsaufgaben bedient. Diese können sowohl nach innen als auch durch Auslagerung nach außen delegiert werden.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Beendigung der Auslagerungsvereinbarung – Exitstrategie

Das Institut hat bei wesentlichen Auslagerungen im Fall der beabsichtigten oder erwarteten Beendigung der Auslagerungsvereinbarung Vorkehrungen zu treffen, um die Kontinuität und Qualität der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse auch nach Beendigung zu gewährleisten.

Für Fälle unbeabsichtigter oder unerwarteter Beendigung dieser Auslagerungen, die mit einer erheblichen Beeinträchtigung der Geschäftstätigkeit verbunden sein können, hat das Institut etwaige Handlungsoptionen auf ihre Durchführbarkeit zu prüfen.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Mindestanforderungen an den Auslagerungsvertrag – 8 Punkte-Check

Bei wesentlichen Auslagerungen ist im Auslagerungsvertrag insbesondere Folgendes zu vereinbaren:

1. Spezifizierung und gegebenenfalls Abgrenzung der vom Auslagerungsunternehmen zu erbringenden Leistung,

2. Festlegung von Informations- und Prüfungsrechten der Internen Revision sowie externer Prüfer,

3. Sicherstellung der Informations- und Prüfungsrechte sowie der Kontrollmöglichkeiten der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht,

4. soweit erforderlich Weisungsrechte,

5. Regelungen, die sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden,

6. Kündigungsrechte und angemessene Kündigungsfristen,

7. Regelungen über die Möglichkeit und über die Modalitäten einer Weiterverlagerung, die sicherstellen, dass das Institut die bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen weiterhin einhält,

8. Verpflichtung des Auslagerungsunternehmens, das Institut über Entwicklungen zu informieren, die die ordnungsgemäße Erledigung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse beeinträchtigen können.

 

Das Institut hat die mit wesentlichen Auslagerungen verbundenen Risiken angemessen zu steuern und die Ausführung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwachen.

Dies umfasst auch die regelmäßige Beurteilung der Leistung des Auslagerungsunternehmens anhand vorzuhaltender Kriterien. Für die Steuerung und Überwachung hat das Institut klare Verantwortlichkeiten festzulegen.

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Auslagerung der Internen Revision – der Revisionsbeauftragte

Soweit die Interne Revision vollständig ausgelagert wird, hat die Geschäftsleitung einen Revisionsbeauftragten zu benennen, der eine ordnungsgemäße Interne Revision gewährleisten muss. Die Anforderungen des AT 4.4 und BT 2 sind entsprechend zu beachten.

Die Anforderungen an die Auslagerung von Aktivitäten und Prozessen sind auch bei der Weiterverlagerung ausgelagerter Aktivitäten und Prozesse zu beachten.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Aufgaben des Revisionsbeauftragten

Der Revisionsbeauftragte hat den Prüfungsplan gemeinsam mit dem beauftragten Dritten zu erstellen. Er hat, gegebenenfalls gemeinsam mit dem beauftragten Dritten, zudem den Gesamtbericht nach BT 2.4 Tz. 4 zu verfassen und nach Maßgabe von BT 2.5 zu prüfen, ob die festgestellten Mängel beseitigt wurden.

Die Aufgaben des Revisionsbeauftragten können in Abhängigkeit von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten des Instituts von einer Organisationseinheit, einem Mitarbeiter oder einem Geschäftsleiter wahrgenommen werden. Ausreichende Kenntnisse und die erforderliche Unabhängigkeit sind jeweils sicherzustellen.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management: Keine Auslagerung bei sonstigen Fremdbezug von Leistungen

Nicht als Auslagerung im Sinne dieses Rundschreibens zu qualifizieren ist der sonstige Fremdbezug von Leistungen. Hierzu zählt zunächst der einmalige oder gelegentliche Fremdbezug von Gütern und Dienstleistungen. Ebenso erfasst werden Leistungen, die typischerweise von einem beaufsichtigten Unternehmen bezogen und aufgrund tatsächlicher Gegebenheiten oder rechtlicher Vorgaben regelmäßig weder zum Zeitpunkt des Fremdbezugs noch in der Zukunft vom Institut selbst erbracht werden können (z. B. die Nutzung von Zentralbankfunktionen innerhalb von Finanzverbünden, die Nutzung von Clearingstellen im Rahmen des Zahlungsverkehrs und der

Wertpapierabwicklung, die Einschaltung von Korrespondenzbanken oder die Verwahrung von Vermögensgegenständen von Kunden nach dem Depotgesetz).

Die Anwendung der einschlägigen Regelungen zu § 25a Abs. 2 KWG ist angesichts der besonderen, mit solchen Konstellationen einhergehenden Risiken regelmäßig nicht angemessen. Dessen ungeachtet hat das Institut auch beim sonstigen Fremdbezug von Leistungen die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation gemäß § 25a Abs. 1 KWG zu beachten.

 

Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management:  S&P Auslagerung – Leistungen für Banken und Finanzdienstleister

Sie haben Fragen zum Thema Auslagerung? Sie planen die Auslagerung oder Unterstützung Ihrer Internen Revision? Sie möchten Ihr Internes Kontroll- und Steuerungssystem weiter ausbauen? Sie suchen Verstärkung für den Bereich Geldwäsche und Anti-Fraud. Sie prüfen die Auslagerung des Compliance-Beauftragten?

Seit 7 Jahren begleiten wir als Auslagerungsspezialist Banken, Finanzdienstleister, Leasing- und Factoringgesellschaften, Fondsgesellschaften und Akquirer. Sie suchen einen Partner für eine zuverlässige und kostenschonende Auslagerungslösung. Testen Sie uns. Wir informieren Sie gerne in einem persönlichen Gespräch. Sie erreichen unser Team unter 089-452 429 70 – 101.

 

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